CDI - Assistant de Direction H/F Hermès

Détail du poste

Vous intervenez en étroite collaboration avec la Directrice Industrielle dans son quotidien et notamment sur les missions suivantes :

GESTION AGENDA ET DEPLACEMENTS
- Coordination d'un agenda complexe et évolutif : planification à l'échelle semestrielle des grandes échéances, gestion agile des replanifications hebdomadaires
- Animation du planning industriel semestriel : coordination et planification des réunions stratégiques et instances de pilotage
- Organisation des déplacements en France et à l'international
- Logistique des rendez-vous et réunions : recherche et réservation de salles, commande de repas, réservation de restaurants...

SUPPORT ADMINISTRATIF AUX DIRECTIONS
- Traitement, vérification et validation des notes de frais des directeurs rattachés à la Direction Industrielle
- Suivi et Validation des congés des directeurs concernés
- Gestion des commandes de fournitures et demandes accessoires informatiques pour les équipes
- Saisie des commandes/facturations via l'application MEO
- Transmissions des décisions et notes de service
- Suivi administratif des dossiers et projets transverses rattachés à la Direction Industrielle (budget événements, courriers juridiques...)
- Appui aux directeurs industriels de l'équipe pour la gestion de tâches administratives et logistiques : passation de commandes, coordination de besoins spécifiques...

COMMUNICATION ET COORDINATION INTERNE/EXTERNE
- Interface privilégiée avec les interlocuteurs internes et externes (fournisseurs et partenaires institutionnels)
- Accueil et prise en charge des visiteurs

ORGANISATION DES EVENEMENTS ET INSTANCE
- Organisation des Comités Industriels bi-mensuels (en présentiel, sur différents sites)
- Mise en oeuvre des événements pour l'ensemble des directions de l'équipe industrielle : séminaires, journée d'étude, team-building, petit déjeuner d'accueil des collaborateurs, célébration évenement...
- Appui ponctuel l'Assistante de Direction Générale pour l'organisation des événements métier

ACCOMPAGNEMENT RH ET VIE D EQUIPE
- Préparation et parcours d'on boarding des nouveaux managers
- Suivi des demandes adressées aux services généraux, sécurité et aux prestataires externes

Le poste est à pourvoir en CDI et sera basé à Pantin.

Employeur responsable, nous nous engageons dans l'éthique, les diversités et l'inclusion, rejoignez l'aventure humaine d'Hermès !

PROFIL ET COMPETENCES ATTENDUES
- Très bonnes capacités d'organisation, de rigueur et de gestion des priorités dans un environnement exigeant et en constante évolution
- Vous avez idéalement 6 à 8 ans d'expérience professionnelle
- Forte autonomie et capacité à faire avancer les sujets de manière proactive, meme en l'absence d'encadrement rapproché
- Sens de l'anticipation
- Très bonne communication à l'oral comme à l'écrit et aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés, internes comme externes
- Réactivité et agilité dans les gestion quotidienne des imprévus
- Discrétion, fiabilité et sens aigu de la confidentialité
- Maîtrise des outils bureaucratiques
- Appétence pour l'organisation d'événements : anticipation, créativité et proposition de formats variés et engageants pour animer la vie d'équipe