Asssistant Administratif P. 585 - Collectivité de Saint Martin Com Antilles Françaises H/F Fonction publique Territoriale
Saint-Martin - 978 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Raison d'être du poste :
Apporter une aide permanente à la cheffe de service en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Contenu général des activités :
Assister la cheffe de service principalement dans les missions' relatives à la gestion des divers dossiers du service.
* Réaliser et mettre en forme les travaux bureautiques
- Mettre en forme tous types de documents
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers (classement thématique et chronologique dans les dossiers et le fichier informatique)
- Actualiser les fiches de poste
* Gérer le courrier
- Traiter le courrier arrivé et le courrier départ
- Vérifier la conformité des documents
- Rédiger les notes internes courantes
*Assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat
- Renseigner les locuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages
*Gérer la ressource humaine
- Réceptionner les documents relatifs aux absences
- Traiter les demandes relatives aux absences en vérifiant leur conformité
- Transmettre ces demandes à la cheffe de service pour validation
- Transmettre ces demandes validées aux écoles et à la Direction des Ressources Humaines
- Vérifier et enregistrer les données liées aux états de présence et d'absence des personnels
- Rédiger les fiches relatives aux heures supplémentaires
- Être garant des données enregistrées
Le profil recherché
* Savoir et connaissance
Avoir une bonne connaissance des logiciels de bureautique (Word, Excel...)
Connaître les compétences de la Collectivité en matière d'Education
*Savoir-faire
- Effectuer la saisie informatique
- Renseigner les applications informatiques
- Assister les membres de la communauté éducative
- Intervenir en cas de sinistre ou d'accident
*Savoir-être
- Être autonome,
- Avoir le sens de l'organisation et la capacité d'organisation,
- Savoir écouter et avoir la capacité de communication
- Savoir respecter les consignes,
- User de discrétion,
- User de patience
- Saint-Martin - 978
- Fonctionnaire
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