Chef du Pôle Collecte - Ad du Doubs H/F Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité
Besançon - 25 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Position hiérarchique
Le chef du pôle collecte est membre de l'équipe de direction, composée de la directrice, du directeur-adjoint et de 2 autres chefs de pôle (traitement et conservation). Il dispose d'une délégation de signature du préfet.
Missions de collecte et de contrôle (tâche principale)
Le chef du pôle collecte porte au sein du service les missions de collecte et de contrôle : il assure la coordination des missions de contrôle scientifique et technique, en rendant compte au cours de points mensuels avec la directrice, en assurant la collecte et la saisie des informations nécessaires au rapport annuel et en portant les questions de collecte et de contrôle en réunion de service et en réunion de cadres (mensuelles).
Il accompagne et forme si besoin les agents chargés de la collecte, notamment le responsable des archives privées et l'archiviste chargé des communes et des EPCI. Il est le garant du respect des procédures en matière de collecte, qu'il formalise et met à jour. Il évalue les 6 agents exerçant des missions de collecte.
Il pilote la saisie des entrées dans le logiciel Mnesys, en évaluant la communicabilité des archives et en garantissant la pertinence des choix de mise en ligne, en lien avec le chef du pôle traitement. Il assure la description des producteurs et se tient en conséquence informé des réflexions portées par le SIAF en la matière.
Il assure lui-même le contrôle scientifique et technique dans un secteur de collecte, qui pourra être choisi en fonction de ses compétences et de ses souhaits. Dans ce secteur, il rédige les tableaux de gestion, anime des journées de formation et d'archivage, instruit les demandes d'élimination, aide à la préparation des versements et encadre des vacataires ou des prestataires privés.
Il pilote le contrôle du prestataire privé d'archivage agréé du département.
Il a la responsabilité de l'onglet "Gérer ses archives" du site internet et de l'intranet du Département, encore largement à construire.
Comme 6 autres agents du service, il anime des journées d'archivage électronique, séances d'exploration par Archifiltre des données bureautiques de services administratifs, au Département ou dans les services de l'État.
Tâches complémentaires
Le chef du pôle collecte assure la permanence de la salle de lecture une demi-journée par quinzaine.
Il classe des versements ou de petits fonds, d'un métrage proportionné au temps que lui laissent ses autres missions. Il encadre des classements selon les besoins du service.
Il participe aux travaux pris en charge collectivement : refoulement dans les magasins, atelier de conditionnement, préparation des campagnes de numérisation.
Il peut, sur le mode du volontariat, participer aux expositions du service, en en prenant en charge une partie ou en les faisant visiter. Il est souhaitable qu'il participe à l'accueil de groupes, scolaires ou d'adultes.
Le profil recherché
Connaissance de l'administration contemporaine : maîtrise (ou a minima goût avéré pour ce domaine)
Capacité à trouver les informations nécessaires au contrôle scientifique et technique : maîtrise
Capacité à faire partager les enjeux de son secteur de compétence : maîtrise
Capacité de prendre en compte tous les enjeux liés aux missions d'un service d'archives : maîtrise
Connaissance des principes de rédaction d'un instrument de recherche, notamment des normes internationales : maîtrise
Réactivité face aux sollicitations professionnelles : maîtrise
Capacité à dialoguer et à coopérer avec les partenaires professionnels externes et internes : maîtrise
Qualité rédactionnelle (courriers administratifs, écriture de site internet, écriture pour les réseaux sociaux) : maîtrise
Capacité à travailler en équipe et goût pour ce mode de travail : maîtrise
Capacité à prendre en charge des tâches matérielles (port de boîtes), y compris dans un environnement sale ou peu chauffé : maîtrise
Capacité à dialoguer avec les usagers et à s'adapter à leurs besoins : maîtrise
Qualité de l'expression orale : maîtrise
Capacité d'organisation, de pilotage : pratique
Aptitude à prévenir, arbitrer et gérer les conflits : maîtrise
Capacité à favoriser le développement professionnel de ses collaborateurs : maîtrise
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En conséquence, le poste n'est ouvert à un débutant qu'à la condition qu'il ait une solide formation archivistique.
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