Assistant de Direction H/F Formance

Détail du poste

En tant qu'Assistant(e) de Direction :
- Gérer toutes les tâches administratives et de back-office (URSSAF, DGIP, OPCO, assurances, demandes de visa, etc.).
- Assurer la pré-comptabilité pour garantir une clôture mensuelle fluide et respecter les délais (Pennylane, Qonto, AGICAP).
- Préparer les factures et superviser les paiements aux fournisseurs.
- Collecter les informations clés pour la préparation de documents stratégiques, rapports, présentations et fournir un support administratif au Chief of Staff.
- Organiser les événements de l'entreprise (en présentiel et à distance) en France et à l'étranger.
- Gérer les déplacements des dirigeants et des employés, réserver les vols, hôtels et transferts, tout en anticipant les besoins logistiques.
- Fournir un soutien quotidien sur les tâches liées aux RH telles que les intégrations, les départs, répondre aux demandes des employés, etc. (Payfit).
- Aider à structurer les processus internes (Drive, Notion) et assurer une communication interne fluide.

En tant qu'Office Manager :
- Superviser le bon fonctionnement des bureaux à Paris, Lyon et New York.
- Coordonner avec les équipes RH, opérations et les fournisseurs (fournitures, budget, maintenance).
- Assurer une communication claire et rapide avec les dirigeants de l'entreprise et effectuer les suivis appropriés, en respectant les processus déjà en place.
- Contribuer à cultiver une excellente culture d'entreprise et participer aux événements internes.

Compétences indispensables :
- Diplômé(e) d'un Bac +3 (minimum), vous avez minimum 5 ans d'expérience en tant qu'Office Manager dans une startup, scale-up ou environnement exigeant (tech, finance, conseil).
- Maîtrise complète de l'anglais (niveau C1+) et du français.
- Excellente maîtrise des outils tels que Google Workspace, Slack, Notion, Pennylane, Qonto, Payfit, AGICAP.
- Solides compétences en administration financière et RH.
- Capacité avérée à gérer plusieurs tâches, à établir des priorités et à traiter des informations sensibles avec discrétion.

Qualités recherchées :
- Hyper-organisé(e) et attentif(ve) aux détails.
- Forte capacité à prioriser et à respecter les délais.
- Proactif(ve), autonome et orienté(e) solutions.
- Fiable, digne de confiance et discret(ète).
- Communicateur(trice) clair(e) avec une excellente grammaire, à l'écrit comme à l'oral (en anglais et en français).
- Positif(ve) et prêt(e) à soutenir une équipe en forte croissance

Formance est un éditeur de logiciels : nous construsions l'infrastructure financière de nouvelle génération : open source, orientée développeurs, conçue pour propulser les produits fintech les plus ambitieux de demain. Soutenue par des investisseurs (PayPal, Portage) de premier plan, nous sommes une entreprise post-série A, basée aux États-Unis et en France, en pleine croissance, avec des bureaux à Paris, Lyon et bientôt à New York.