Gestionnaire de Scolarité H/F Universite de Bordeaux
Talence - 33 CDD- 1 925 - 2 048 € / mois
- 🕑 12 mois
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Les missions du poste
Structure à l'interface Formation-Recherche, La Graduate Research School (le collège des écoles doctorales) de l'université de Bordeaux a été créé en 2016, pour coordonner les actions des écoles doctorales, des Graduate Programs et plus généralement, du champ doctoral de l'établissement.
Nous recrutons un-e gestionnaire des écoles doctorales pour rejoindre le service Scolarité du doctorat et HDR.
Vos missions seront les suivantes :
#Activités générales au sein du service
Accueillir, informer et orienter
Gérer les inscriptions administratives : validation informatique, contrôle des pièces justificatives
Gérer les opérations comptables (remboursement, encaissement, suivi paiements web)
Gérer l'organisation des soutenances de thèses, HDR et de la formation des directions de thèses (3 sessions par an)
Plus largement, vous participez à la mise en oeuvre des événements de promotion du doctorat (cérémonies, rentrées).
Contribuer à l'amélioration continue du Système d'information (SI) dédié au doctorat (ADUM)
Participer aux groupes de travail du service sur les améliorations continues du domaine d'activité
Suivre, mettre en oeuvre les procédures et réglementation
Classer et archiver des dossiers
#Activités transverses au sein du service
Fiabiliser ADUM tout au long de l'année ainsi que les enquêtes (SIREDO, HCERES.)
Assister aux réunions mensuelles d'ADUM et au colloque annuel
Assurer l'interface avec les 8 écoles doctorales sur les questions d'inscriptions et soutenances
#Activités diverses
Gérer la boite mail dédiée aux usagers et les appels
Diffuser l'information, relancer les interlocuteurs internes ou externes si besoin
Réceptionner, enregistrer et diffuser les demandes
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, attestations...)
Vos atouts / vos talents :
Titulaire d'un diplôme de niveau Bac minimum, vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire.
De plus, vous :
Avez le sens de l'organisation pour gérer l'activité en autonomie dans un calendrier défini, tout en sachant rendre compte
Démontrez des capacités d'adaptation, des qualités rédactionnelles et relationnelles
Maitrisez les procédures relatives à la gestion d'une scolarité, des techniques d'accueil hybride, de communication (numérique ou en présentiel)
Êtes à l'aise avec les outils bureautiques
La maîtrise de l'anglais serait un atout (B2).
Plus d'informations :
Basé à Talence - accès tram B (arrêt de tram) bus, vélo.
CDD de 12 mois
Salaire mensuel brut : 1925 à 2048 € selon expérience
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 2 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques
Langues : Anglais souhaité
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Bienvenue chez Universite de Bordeaux
L'université de Bordeaux cultive depuis 575 ans les valeurs universelles qui ont forgé sa réputation : humanisme, exigence, créativité et diversité. L'école des savoirs encyclopédiques a évolué au fil du temps en une université pluridisciplinaire. Elle a su s'adapter à son environnement et se réinventer pour devenir une référence de l'enseignement supérieur et de la recherche.
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