Assistant - Assistante - Service Réforme Emploi H/F Prefecture de Departement Bouches-Du-Rho
Marseille 13e - 13 CDD- 🕑 6 mois
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 1 à 7 ans
Détail du poste
Poste basé à : La Direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités - 13008 Marseille
L'agent sera placé sous l'autorité hiérarchique de l'agent en charge de la réforme pour le plein emploi (cheffe de projet).
Activités principales :
Organiser et coordonner les réunions relevant de la mise en oeuvre de la réforme pour le plein emploi (cheffe de projet et directrice départementale) :
en interne : les réunions de l'équipe projet pour la mise en oeuvre de la réforme (environ 10 personnes) ;
En externe : les réunions de pilotage avec les partenaires externes (bimensuelles et à planifier à l'avance) et les réunions (dont les comités) relevant des instances de gouvernance, notamment le comité départemental pour l'emploi requérant de coordonner les agendas de la directrice de départementale et de la cheffe de projet, d'interagir avec les services de la préfecture des Bouches-du-Rhône et les secrétariats des élus des collectivités territoriales. Cette activité requiert une grande réactivité, une attention particulièrement rigoureuse dans la construction et le suivi des fichiers de contacts, dans le soin rédactionnel, dans préparation des courriels d'invitation, dans l'envoi de mailing groupés.
Préparation des dossiers :
Listes d'émargement des réunions,
Mise en forme des dossiers (Word Excel Power point) à destination du corps préfectoral préparés par la cheffe de projet (déplacement à la préfecture à 15 min à pied)
Appui au conventionnement financier (tableau de bord de suivi, préparation des conventions)
Gestion de l'agenda de la cheffe de projet
Assistance logistique : réservation de salles, gestion des accès parking pour les partenaires invités aux réunions
Fonctions transverses / mutualisées :
La personne sera également mobilisée de façon transversale/mutualisée pour organiser :
les réunions hebdomadaires du service « emploi, économie, entreprises » en lien avec la directrice départementale (recueil auprès du service des points d'ordre du jour) ;
et à la demande selon les pics d'activité du service
gestion de la boîte de messagerie institutionnelle transverse (plusieurs services)
classement, archivage
Le profil recherché
Experience : 1 An(s)
Compétences : Gestion administrative du courrier, Techniques de prise de notes, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative d'une activité, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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Estimation basée sur les données INSEE et les offres d’emploi similaires.
Estimation basse
22 200 € / an 1 850 € / mois 12,20 € / heureSalaire brut estimé
23 626 € / an 1 969 € / mois 12,98 € / heureEstimation haute
25 800 € / an 2 150 € / mois 14,18 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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