Gestionnaire Administratif et Financier Réf. Dfve-2-Re26 H/F Sorbonne Universite
Paris - 75 CDD- 🕑 36 mois
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
- Exp. 1 à 7 ans
- Exp. + 7 ans
Les missions du poste
Au sein du Service de la vie étudiante, rattachée à la Direction des Formations et de la Vie Étudiante de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université :
Localisation : 4 Place Jussieu 75005 Paris
Fonctions : Gestionnaire administratif et financier F/H
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
Missions :
Rattaché-e à la responsable du service, l'assistant-e administratif-ve et financier-ère assure en binôme avec un.e collègue 4 missions bien distinctes :
- Gestion administrative et financière de la Maison de la Vie Étudiante : suivi du budget tout au long de l'année en lien avec la responsable, traitement administratif des commandes et des factures correspondant aux activités du service, suivi des tableaux de bord afin d'assurer une veille continue des dépenses du service, traitement des documents administratifs liés aux questions RH, suivi et vérification de l'avancement des paiements, secrétariat de l'équipe de direction, gestion du courrier
- Gestion et suivi des dispositifs d'aides sociales et associatives : Réception des dossiers de demande, préparation administrative et financière des dossiers, préparation et mise en place des commissions, établissement des PV des commissions et des tableaux de validation des aides accordées, gestion financière du versement des aides
- Gestion et suivi des emplois-étudiants : Réception des dossiers de demande de recrutement et mis en conformité, retranscription des demandes et transmission aux ressources humaines, réception et vérification des déclarations horaires, retranscription et suivi, transmission aux ressources humaines, suivi des enveloppes financières de chaque structure. Mise en place des temps de rencontre des emplois-étudiants et des diverses réunions. Contact et suivi des étudiantes et étudiants
- Gestion des espaces : Planifier et coordonner les interventions des équipes en matière de logistique et de services généraux : gardiennage, gestion des équipements, nettoyage, assurer le suivi des prestations, tenir à jour l'inventaire des stocks, gérer le planning des locaux de la vie étudiante
Elle/Il participe à l'organisation de différents événements.
Elle/Il participe en outre aux autres activités du service.
Activités principales :
- Accueillir et accompagner les étudiants
- Réaliser les opérations de gestion administrative et financière courante
- Saisir et mettre à jour des bases de données et tableurs dédiés à la gestion et au suivi financier
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, attestations provisoires.), les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes
- Participer aux opérations du service, assister la responsable du service
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents
- Organiser des réunions, temps de rencontre et commissions/jurys
- Participer à l'organisation de manifestations organisées par le service de la vie étudiante
Le profil recherché
Experience : Débutant accepté
Compétences : Fiscalité, Élaborer, suivre et piloter un budget, Connaissance des outils bureautiques, Expertise sur Excel souhaitée, Connaissance du logiciel SIFAC souhaitée, Appliquer des procédures administratives, Tenir à jour des bases de données et d'information, Classer et archiver des documents, Maîtriser techniques accueil physique et téléphone, Sens de l'organisation et de la coordination
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Bienvenue chez Sorbonne Universite
Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M?.
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