Assistant en Gestion Administrative et Communication Réf. Décanat-1-Re26 H/F Sorbonne Université

Détail du poste

Fonctions : Assistant ou assistante en gestion administrative et communication du décanat de la Faculté des Sciences et Ingénierie
Catégorie : A
Corps : Technicien expérimenté ou Assistant Ingénieur

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de minimum 1 an).

A pourvoir dès début juin 2025.

Mission :

Placé.e sous la responsabilité de la directrice de cabinet, l'assistant ou l'assistante en gestion administrative et communication assure des fonctions polyvalentes d'assistance administrative et logistique du décanat et du pôle communication.

Activités principales :
- Gérer les agendas et contrôler les échéances en lien avec les autres assistantes de direction de la faculté et de l'université
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Assurer la gestion des boites mail du décanat et du pôle communication : prendre en compte les demandes, les orienter, apporter une réponse de premier niveau
- Maintenir à jour les listes de diffusion et certaines pages intranet de la faculté
- Effectuer la diffusion de documents de communication, s'assurer de la bonne circulation de l'information
- Assurer le soutien logistique courant du décanat et du pôle communication (démarches, commandes, accueil des nouveaux arrivants...)
- Apporter un soutien administratif au décanat et au pôle communication : instruire les demandes d'autorisation de tournages en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ; faire des benchmarks ; préparer des dossiers
- Assurer un soutien logistique pour des réunions, conférences, réunions, séminaires, cérémonies (réservation de salles, devis, suivi des prestations...)
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement collectif

Encadrement : Non

Connaissances et Savoir faire :
- Maîtrise des techniques de secrétariat, en particulier gestion d'agenda
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, outlook)
- Connaissance générale des procédures administratives, savoir s'y conformer
- Savoir hiérarchiser les demandes et prioriser les urgences
- Capacité à se former à de nouveaux outils, à faire évoluer sa pratique
- Pratique de l'anglais (CECRL - B1) écrit et parlé appréciée
- Connaissance de l'enseignement supérieur et de la recherche appréciée

Savoir être :
- Très bonnes qualités relationnelles,
- Sens de l'organisation,
- Réactivité
- Sens du travail en équipe,
- Discrétion et diplomatie,
- Sens de la synthèse, bonnes qualités rédactionnelles

Expérience : 2 ans d'expérience minimum souhaité

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie - http://sciences.sorbonne-universite.fr

Localisation :

Campus Pierre et Marie Curie ; 4 place Jussieu, 75005 Paris