Assistant·e de Direction en Charge de la Coordination Administrative H/F Fonction publique de l'État
Privas - 07 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Activités principales : Secrétariat de direction
- Gestion de l'agenda, déplacements et prise de RDV des 3 directeurs
- Mise à jour du tableau des réunions de la direction
- Gestion RH des directeurs (congés, évaluations professionnelles, candidatures jury, formation...)
- Mise à jour des documents de références de la DDETSPP (organigrammes, trombinoscope...)
- Préparation des bilatérales de quinzaine préfet, mensuelle du SGCD, constitution des dossiers de réunion
- Rédaction et mise en page de notes, tableaux et courriers
- Organisation COMEX : ordre du jour et relevés de conclusions
- Suivi du rapport d'activité des services : mise en forme et transmission préfecture
- Co-gestion de la boite institutionnelle directeur (ventilation aux chefs de services)
- Partage de l'accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des appels de la direction
- Traitement du courrier de la direction
- Correspondance entre les services et la préfecture
- Classement, enregistrement et archivage de documents
- Appui à l'accueil des nouveaux agents, stagiaires et arrivants avec les chefs de service et le SGCD
Activités spécifiques :
A) Chargé(e) de communication
1- Communication interne
Mise à disposition des outils et informations aux agents sur les réseaux : règlement intérieur, organigrammes, réservation visioconférence, documents de prévention, mémentos informatiques et téléphoniques...
2- Communication externe
- Participation et représentation de la direction en préfecture (plan de communication)
- Rapport d'activité des services
- Annuaire des services de l'Etat
B) Assistant(e) de prévention
Activités annexes :
Suppléance :
- De la gestion de la messagerie institutionnelle de la DDETSPP;
- Des missions dévolues à l'assistante de direction
Référent(e) : laïcité, Service Public + et "Services publics Ecoresponsables"
Représentation de la direction sur dossiers non sensibles
Partenaires institutionnels :
Préfecture et sous-préfectures, collectivités territoriales, DDT, DRAAF, DREETS, DREAL...
Le profil recherché
Connaissances :
- Environnement professionnel - M
- Techniques de secrétariat et rédaction administrative - M
- Fonctionnalité des outils bureautiques et informatiques - M
- Techniques de communication écrite et orale - M
- Gestion documentaire : classement et archivage - M
Savoir-être :
- Avoir le sens de l'organisation et faire preuve de rigueur méthodologique***
- Faire preuve de réactivité, de rapidité et avoir l'esprit d'initiative**
- Travailler en autonomie**
- Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion***
- Avoir le sens des relations humaines, de l'écoute et du dialogue***
Afficher la suite
Savoir-faire :
- Savoir s'adapter aux différents interlocuteurs
- Filtrer et orienter les informations
- Rédiger, mettre en forme, enregistrer et classer les documents
- Communiquer, accueillir et prendre des messages
- Diffuser une information, une publication
- Organiser une réunion
- Archiver : réaliser un plan de classement
- Travailler en réseau
- Privas - 07
- Fonctionnaire
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