Responsable Administratif de Département Réf. 925-2-Re26 H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Fonctions : Responsable administratif.ve de Département
Catégorie : A
Corps : Assistant Ingénieur de recherche et de formation
BAP : J - Administration et pilotage

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission :
- L'équipe administrative du Département du Master de Physique fondamentale et applications assure la gestion administrative, pédagogique et financière de la Mention qui accueille les étudiants de M1 et des divers parcours-types en M2 en liaison avec les services centraux de Sorbonne Université et les autres établissements partenaires.
- La mission du ou de la Responsable administratif.ve du Département est d'assister le Directeur et l'ensemble des personnels du département (équipe de directions, équipe administrative, enseignants et étudiants) en liaison avec les services centraux de Sorbonne Université (SU), et de coordonner, encadrer et animer l'équipe administrative et technique.

Activités principales :
- Assurer la liaison entre les partenaires externes, les composantes et les autres services de l'établissement
- Participer aux réunions organisées par les services centraux de SU (DFIPVE)
- Collecter, exploiter, mettre à jour et transmettre en interne et en externe les informations et décisions
- Assurer la fonction de coordinatrice scolarité : suivre l'évolution de la réglementation et des procédures
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du service
- Réaliser les indicateurs du service : devenir des étudiants, statistiques, permettant de produire les bilans du département
- Alimenter les bases de données et répondre aux enquêtes en liaison avec les différents services centraux de SU
- Organiser les réunions du Conseil de département et les diverses réunions de coordination administratives ou pédagogiques au sein du Département
- Organiser les élections des délégués enseignants et étudiants et IATOS au Conseil de Département
- Organiser le Forum annuel des parcours de la mention
- Orchestrer, la cérémonie de remise de diplômes
- Préparer le budget avec l'équipe de direction du département, suivre sa mise en place et son exécution avec la gestionnaire rattachée à la direction de l'UFR
- Gérer des demandes d'heures de vacations
- Maîtriser, le paramétrage de l'offre de formation du master, dans l'application Apogée
- Accueillir et informer les étudiants
- Traiter les dossiers de candidature des étudiants étrangers passant par Campus France
- Gérer administrativement le M1 PFA en anglais, les M2 Systèmes complexes, Systèmes biologiques et concepts physique, Météorologie océanographie climat ingénierie pour les observations spatiales, inscrire les étudiants administrativement et pédagogiquement, collecter les notes et éditer les procès-verbaux de semestre et de niveau
- Gérer les stages obligatoires des étudiants du M1 PFA en anglais et des M2 sur la plateforme dédiée
- Actualiser les sites web

Encadrement : OUI - 3B