Gestionnaire Administratif H/F CNRS

Détail du poste

Les missions consistent à assister la responsable du Pôle Gestion des Usagers (PGU) du Service des Affaires Générales (SAG) de l'IRISA, d'une part dans la prise en charge administrative des personnes accueillies par l'IRISA, d'autre part dans ses missions d'assistante de direction ; et, par ailleurs, à renforcer ponctuellement les Pôles des Ressources Financières (PRF) et des Ressources Humaines (PRH).

Le poste est affecté au PGU et placé hiérarchiquement auprès de sa responsable.
Activités
I. AU TITRE DU PGU
.- Instruire les projets de convention pour l'accueil d'usagers et personnels extérieures à l'unité : stagiaires étudiants, collaborateurs extérieurs, bénévoles, etc.
- Gérer les gratifications de stage.
- Organiser l'accueil des personnalités invitées par l'unité.
- Mettre à jour les bases dédiées à ces accueils.

II. AU TITRE DE L'ASSISTANCE DE SERVICE
- Organiser la logistique de séminaires internes
- Prendre en charge l'instruction de déplacements
- Assurer l'intérim du secrétariat de direction

III. AU TITRE DU PRF
- Prendre en charge, à titre de renfort ponctuel, la gestion de commandes de l'unité.
- Mettre à jour les bases dédiées à la gestion des déplacements

IV. AU TITRE DU PRH
- Participer à la mise à jour des bases RH
Compétences
Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative.

CONNAISSANCES
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
Techniques d'élaboration de documents
Culture internet
Techniques de communication
Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

COMPETENCES OPERATIONNELLES
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

COMPETENCES COMPORTEMENTALES
Sens de l'organisation.
Polyvalence / adaptabilité.
Rigueur / fiabilité.
Sens relationnel.

Contexte de travail



Présentation du CNRS en tant qu'employeur : https://www.cnrs.fr/fr/le-cnrs
Ce poste est partagé entre plusieurs pôles du Service des Affaires Générales de l'IRISA et localisé sur le Campus universitaire de Beaulieu à Rennes.

A propos du laboratoire :
L'IRISA est aujourd'hui l'un des plus grands laboratoires de recherche français (plus de 850 personnes) dans le domaine de l'informatique et des technologies de l'information. Structuré en sept départements scientifiques, l'IRISA est un centre de recherche d'excellence dont les priorités scientifiques sont la bio-informatique, la sécurité des systèmes, les nouvelles architectures logicielles, la réalité virtuelle, l'analyse des big data et l'intelligence artificielle. Tourné vers l'avenir de l'informatique et nécessairement tourné vers l'international, l'IRISA est au coeur même de la transition numérique de la société et de l'innovation au service de la cybersécurité, de la santé, de l'environnement et de l'écologie, des transports, de la robotique, de l'énergie, de la culture et de l'intelligence artificielle.

Présentation de l'IRISA en tant que laboratoire d'affectation : https://www.irisa.fr/umr-6074
Présentation du CNRS en tant qu'employeur : https://www.cnrs.fr/fr/le-cnrs

Contraintes et risques

Forte saisonnalité de la charge de travail, liée principalement à la campagne d'accueil des stagiaires étudiants durant le printemps et au versement de leurs gratifications