Assistant de Direction H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Paris 5e - 75 CDD- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Missions principales
Gestion des agendas :
o De la directrice générale des services, de la directrice adjointe lettres, de la directrice adjointe sciences, du délégué à la stratégie et de la cheffe de cabinet;
o Montage de réunions complexes.
Soutien administratifde l'activité du cabinet :
o Gestion du courrier départ et arrivéede la direction générale des services et des directions adjointes. Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;
o Accueil physique et téléphoniqueet orientation des interlocuteurs internes et externes ;
o Réceptionner, enregistrer et diffuser les parapheursau sein de la direction, assurer leurs suivis, maîtrise de l'outil interne Esup' pour les parapheurs électroniques ;
o Saisir, mettre en forme, rédiger des documents divers (notes, courriers, comptes rendus, rapports);
o Organiser des réunions et en assurer le suivi;
o Gérer les déplacements (réservation d'hôtels, réservation de billets de train, avion, voiture de location en lien avec le prestataire du marché)de l'équipe de direction à l'exception du directeur ;
o Classer et archiver des documents ;
o Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du cabinet dans son ensemble ;
o Suivi du calendrier annuel de programmation de réunions récurrentes (codir-élargi, commissions, conseils...);
o Organisation des séminaires annuels (logistique de l'évènement et gestion des déplacements des personnels).
Soutien opérationnel et logistique de l'activité du cabinet :
o Procéder à la réservation des salles de la Direction (salle DGS, salle à manger, salon de la direction) et assurer le suivi logistique de préparation des salles avec le service de la logistique ;
o Assurer la gestion logistique (réservation de salles, pause-café, repas, accueil le jour j, lancement de la visioconférence le cas échéant) des réunions, manifestations, conseils, instances en lien avec les services en interne et les prestataires le cas échéant ;
o Gérer les fournitures et organiser les commandes ;
o Veiller à la maintenance et au bon entretien des équipements.
Champ des relations
- En externe, les membres de la communauté de l'enseignement supérieur et de la recherche, les partenaires de l'école, les membres de la société civile, les prestataires extérieurs;
- En interne, les personnels des services administratifs, financiers et logistiques de la direction générale des services, des départements et des laboratoires, enseignants-chercheurs, chercheurs, élèves et étudiants.
Le profil recherché
Diplôme : Baccalauréat minimum
Connaissances :
- Technique d'accueil physique et téléphonique;
- Technique de communication;
- Technique d'élaboration de documents et de courriers;
- Modes de fonctionnement des administrations publiques;
- Organisation et fonctionnement d'un EPSCP;
- Savoir-faire opérationnels :
- Maîtriser Outlook(gestion des agendas) ;
Savoir accueillir du public;
Afficher la suite
- Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel et PowerPoint;
- Maîtriser les outils de mise en place de réunions en distanciel (Teams notamment);
- Maîtriser l'expression écrite et orale française, excellentes capacités de rédaction et de communication;
- Rédiger des courriers et des documents administratifs;
- Appliquer des règles d'usage et de procédures administratives;
- Savoir utiliser les outils de communication (Internet);
- Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations;
- Savoir rendre compte;
- Savoir travailler seul et en équipe;
- Capacité à gérer des calendriers contraints et à s'adapter aux urgences;
- Capacité à rendre compte et à faire remonter les informations;
- Maîtrise correcte de l'anglais international.
Qualités personnelles et relationnelles :
- Organisation et méthode,
- Rigueur
- Réactivité,
- Fiabilité,
- Sens de la confidentialité
- Diplomatie
- Sens du service public.
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Estimation basse
31 000 € / an 2 583 € / mois 17,03 € / heureSalaire brut estimé
37 500 € / an 3 125 € / mois 20,60 € / heureEstimation haute
45 000 € / an 3 750 € / mois 24,72 € / heureCette information vous semble-t-elle utile ?
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