Assistant de Direction H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Domaine fonctionnel : Administratif
Grade : Secrétaire administratif
Catégorie : B
Statut : Titulaire ou contractuel
Date du poste à pourvoir : Dès que possible
Liaison hiérarchique : Equipe de direction
Liaisons fonctionnelles internes : Equipe administrative et des services généraux ; équipe éducative ; équipe thérapeutique
Liaisons externes : Différents partenaires et interlocuteurs de l'EPMS.

MISSIONS

Gestion administrative et secrétariat :
- Assurer les travaux courants de secrétariat et réaliser le traitement administratif des fonctions de la structure ;
- Assurer le suivi des dossiers confiés et actualiser des tableaux de suivi, permettant de faciliter la lecture et l'exploitation des données ;
- Produire des documents professionnels courants de qualité :
o Production de documents adaptés aux besoins et aux demandes ;
o Réalisation dans les délais requis ;
o Respect des règles orthographiques et grammaticales ;
o Respect de la mise en forme et de la charte graphique ;
o Clarté du message transmis et style adapté à l'interlocuteur.

Gestion de l'information et des communications :
- Gestion du courrier ;
- Organiser le traitement et la circulation de l'information et des documents ;
- Assurer la communication des informations utiles en interne ou en externe ;

Gestion de l'agenda et participation à l'organisation des différentes activités :
o Pertinence des priorités.
- Organiser et participer à la préparation documentaire de réunions, visites, événements, groupes de travail.
- Assurer la prise de note et rédiger les comptes rendus et/ou relevés de conclusion lors des différentes réunions et/ou instances.

Suivi, classement et archivage des documents :
- Assurer le classement et l'archivage de documents ;
- Organiser la conservation, la traçabilité et l'accessibilité des documents.

PROFIL RECHERCHE
Diplôme requis ou souhaités :
- Diplôme dans le domaine administratif (niveau Bac +2 minimum) ;
- Expériences professionnelles dans des fonctions similaires appréciées ;
- Agile avec les outils bureautiques ;
- Appétence pour la communication institutionnelle.

Savoir-être :
- Sens de l'organisation : capacité à anticiper et à prioriser ;
- Capacité à travailler en situation d'urgence ;
- Rigueur, rapidité d'exécution, autonomie ;
- Ouverture et curiosité d'esprit esprit critique capacité à donner son avis de manière constructive ;
- Qualité relationnelles et rédactionnelles.

Adhésion aux principes de la Fonction publique hospitalière :
- Continuité : assurer un service public sans interruption ;
- Adaptabilité : faire évoluer les services pour répondre aux besoins des personnes accompagnées ;
- Indépendance : exercer ses missions sans influence extérieure ;
- Solidarité : travailler en coopération avec les autres agents pour garantir un accompagnement optimal ;
- Égalité : accès non-discriminatoire aux emplois et traitements ;
- Neutralité et laïcité : respect de l'impartialité et de la liberté de conscience des personnes accompagnées.

Connaissance des droits et obligations du fonctionnaire notamment :
- Déontologie et exemplarité : respect des règles éthiques et professionnelles ;
- Secret professionnel : confidentialité absolue sur les informations relatives aux personnes accompagnées ;
- Devoir de réserve : maintenir une retenue dans l'expression publique d'opinions personnelles pour préserver l'image et la neutralité du service public ;
- Obligation de dévouement : priorité donnée à l'intérêt du service public et aux besoins des personnes accompagnées.

CONDITIONS D'EXERCICE

Rémunération :
- La rémunération sera en fonction du profil du candidat ;

Conditions de travail :
- 37h30 par semaine ;
- 8 semaines de congés par an (congés annuels et RTT) ;
- Accès à la formation continue ;
- Avantages du Comité de gestion des uvres sociales (billetterie, tarifs préférentiels, chèques vacances, etc.) ;
- Possibilité de titularisation au sein de la Fonction publique hospitalière.

Moyens logistiques :
- Véhicules de l'établissement pour les déplacements professionnels ;

Moyens informatiques et outils de communication fournis