Université Lyon 3 - Gestionnaire Administratif Accueil et Scolarité Transversale H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Lyon 8e - 69 Fonctionnaire- 1 929 € / mois
- 🏠 Télétravail partiel
- Bac +2
- Service public d'état
Détail du poste
Activités principales :
· Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
· Coordonner la gestion des stages et des BMA en licence 2 et licence 3
· Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
· Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)
· Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
· Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
· Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
· Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser
· Retranscrire des informations orales à l'écrit
· Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
· Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
· Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
· Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
· Classer et archiver des documents
· Assurer le secrétariat et l'accueil des programmes confiés et en gérer la scolarité.
· Saisir les éléments pour l'établissement de documents statistiques.
· Participation aux audits (Qualicert, Equis, AACSB...) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l'audit.
· L'agent contribue à la valorisation des activités de l'école et participe, en tant que de besoin, à la promotion des formations (ex : présence sur les « Journées Portes ouvertes »).
· Le cas échéant, et sous réserve d'aménagement horaire, l'agent peut être amené à collaborer ponctuellement avec les autres membres de l'iaelyon pour l'organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires.
Le profil recherché
COMPÉTENCES
Connaissances (savoir)
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Culture internet
- Techniques de communication
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
Compétences opérationnelles (Savoir-faire)
- Connaissance des procédures de certification.
- Connaissance de l'ensemble des diplômes de l'iaelyon.
- Connaissance du régime des études et examen de chaque programme.
- Maîtrise des logiciels de bureautique : Word, Excel.
- Niveau d'anglais intermédiaire
Compétences comportementales (Savoir-être)
· Qualités relationnelles : écoute, disponibilité, adaptabilité.
· Savoir travailler avec des partenaires différents : enseignants, responsable hiérarchique direct, mais également avec les différents collègues et les « extérieurs », selon des contraintes calendaires serrées
· Autonomie tout en sachant rendre compte au responsable hiérarchique direct.
· Travail en équipe.
· Priorisation des tâches
· Organisation et rigueur.
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL
Identification du service de rattachement et localisation géographique
Service Scolarité Aile C - iaelyon Manufacture des Tabacs - Lyon 8e
Mission principale des services de scolarité de l'iaelyon :
La mission des services de scolarité est la gestion des formations professionnelles et/ou initiales.
Les étudiants de ces formations peuvent provenir
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Date de prise de poste : 02/05/2025
Temps de travail hebdomadaire : 37h05
Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable
Filière / Grade : Catégorie B
Service recruteur : Faculté de Droit
Localisation du poste : Manufacture des tabacs
Rémunération mensuelle brute : Si titulaire : selon statut
Si contractuel : 1929€ + prime annuelle
Le poste est ouvert aux personnels titulaires et contractuels
Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?
- 51 jours ouvrés de congés par an
- Télétravail jusqu'à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois
d'ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 Euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 Euros par an)
- Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
- Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et
évolution professionnelle.
- Participation de l'établissement aux abonnements de transport en commun
- Participation de l'établissement à la complémentaire santé
- Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
- Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.
Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation
- Lyon 8e - 69
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