Gestionnaire Administratif et Financier d'Équipes de Recherche H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Paris 14e - 75 Fonctionnaire- Bac
- Service public d'état
Détail du poste
Au sein de l'Institut Cochin, sous la responsabilité du Secrétaire Général, le(la) Technicien(ne) prend en charge la gestion administrative et financière des équipes de recherche placées sous sa responsabilité, ainsi que les dépenses communes aux équipes et celles liées à l'entretien
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
- Saisir, engager, contrôler et réceptionner les commandes des équipes et du bâtiment (engagement des commandes, imputation des dépenses, suivi des factures litigieuses, règlement des litiges avec les fournisseurs)
- Gérer les relations avec les fournisseurs
- Organiser les déplacements des personnels (saisie des ordres de missions et des états de frais de déplacement, réservation des hôtels et des billets de transport)
- Préparer les dossiers de stagiaires et en suivre l'exécution
- Gérer et suivre les contrats de recherches sur financements externes en lien étroit avec les tutelles
- Etablir la préparation budgétaire des ressources contractuelles des équipes
- Etablir le suivi financier des crédits des équipes, établir des tableaux de bord nécessaires au suivi des crédits
- Réceptionner les livraisons et les répartir
- Etablir les procédures d'achats selon la réglementation
- Participer à l'organisation de réunions et de manifestations scientifiques
- Accueillir, informer et orienter les personnels dans leurs démarches administratives
- Organiser et alimenter les bases de données selon les instructions reçues
- Travailler en lien avec les services administratifs des tutelles
- Constituer, gérer et mettre à jour un fonds documentaire administratif
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Gérer le courrier (affranchissement, réception, diffusion, expédition colis)
- Assurer le classement et l'archivage des pièces justificatives des opérations financières
Le profil recherché
Connaissances :
- Connaissance générale de secrétariat et gestion administrative
- Connaissance en gestion budgétaire
- Connaissance de la recherche publique, des EPST et universités
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel) et la navigation sur Internet
- Anglais apprécié
Savoir-faire - Compétences opérationnelles :
Afficher la suite
- Savoir planifier son activité, hiérarchiser les tâches, prioriser les actions
- Informer et rendre compte
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Rechercher les informations
- Savoir rédiger des documents simples et maîtriser l'orthographe
- Être organisé
- Savoir appliquer des règles de gestion à des cas courants
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Savoir-être - Compétences comportementales :
- Organisation, méthode et rigueur dans la gestion quotidienne
- Respect de la confidentialité
- Ponctualité
- Disponibilité
- Autonomie
- Excellentes qualités relationnelles
Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant) :
Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent
- Paris 14e - 75
- Fonctionnaire
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