Gestionnaire Administratif et Financier H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Au sein de la Direction de la Prévention et de la Sécurité (DPS), le/la gestionnaire administrative et financière exécute des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la prévention et de la sécurité, recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la direction, informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle apporte un soutien administratif dans l'exécution et le suivi du budget de la direction.

Activités détaillées du poste:

- Assurer l'accueil physique, téléphonique, numérique () et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Suivre les demandes reçues et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier externe et interne (y compris via les parapheurs)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, comptes-rendus de réunion, projets de commande, attestations de service fait...), les reproduire, les diffuser et les classer
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la DPS
- Saisir et mettre à jour les données des logiciels et bases numériques dédiés à la gestion administrative, financière et RH de la DPS (planning DPS, Ohris, ESTEVE, répertoire «gestion DPS» sous Amboise, BALF, pages intranet via KSUP, autorisations de conduite,...)
- Réaliser les opérations de gestion courante en relation avec les domaines des pôles prévention sécurité et sécurité incendie secours et sureté (mise à jour des bases de données et suivi des analyses d'eau, du suivi des assistants de prévention, des documents uniques d'évaluation des risques professionnels, du registre SST, des PV d'évacuation, des commissions de sécurité, des Sauveteurs Secouristes du Travail, des équipiers de 1ère intervention, etc...
- Participer aux opérations de logistique de la direction, assister les personnels et les équipes (organisation réunions/rdv, déplacements, repas de service, actions de formation, équipement des postes de travail et petites fournitures, édition et suivi des tickets GPL, de tickets GUN, des commandes de fournitures, accompagnement à la prise en main des postes de travail et des outils/applications communes de l'université...)
- Classer et archiver les documents techniques et administratifs, y compris en format numérique.