Gestionnaire de Planning - Enseignement Supérieur H/F Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Essonne - 91 Fonctionnaire- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public d'état
Détail du poste
Missions principales de l'agent·e :
- Organiser et planifier, en lien avec les enseignants·es et leur équipe pédagogique, les cours magistraux et des travaux dirigés en Licence 1 et 2 en droit (Division A et B : soit plus de 1000 étudiants·es, 19 cours magistraux à positionner en simultané, sur le semestre 1 2024/2025 et 117 groupes de travaux dirigés, sur le semestre 1 2024/2025) ainsi qu'en Licence 3 et Master 1 et 2 économie-gestion ;
- Gérer les demandes d'annulation puis de remplacement de cours;
- Gérer, en lien avec les enseignants·es, les planifications de galop d'essai et de consultation des copies d'examens (session Décembre et Avril) ;
- Organiser les sessions d'examens de certains Master en économie-gestion;
- Assurer l'information et l'accueil des enseignants·es sur les questions relatives aux examens (règlements d'examen) ;
- Élaborer, en lien avec les enseignants·es, les calendriers d'examens (en vue de leur diffusion) ;
- Assurer la demande, la réception et l'impression des sujets d'examen;
- Veiller, en lien avec le pôle appariteurs du SREP, à la préparation matérielle des épreuves (planification et réservation des salles et des amphithéâtres et assurer leur saisie dans l'application Celcat;
- Organiser, en lien avec le SAVE, les examens des étudiants·es en tiers-temps ;
- Garantir le bon déroulement des épreuves;
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion;
- Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs·rices internes ou externes concernés ;
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité;
- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers·ères de la structure ;
- Classer et archiver les documents et informations.
Le profil recherché
Connaissance, savoir :
- Maîtrise du logiciel CELCAT et de ses différentes fonctionnalités;
- Connaissance du règlement des Études et des examens ;
- Connaissance de l'organisation et le fonctionnement de l'université et de la composante;
- Connaissance de l'offre de formation de l'UFR et les maquettes de formation de la filière;
- Capacité à développer un sens du travail en équipe et une réelle facilité d'adaptation;
- Dynamisme et volonté de se former et de s'informer;
- Sens des relations publiques et aptitude au dialogue.
Afficher la suite
Sens de l'organisation :
- Notions de base des techniques de communication orale et écrite;
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat;
- Notions de base du domaine concerné;
- L'organisation générale et le fonctionnement de l'établissement et de ses composantes.
Savoir-faire :
- S'exprimer oralement ou par écrit;
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones,...);
- Utiliser les outils bureautiques et le logiciel spécifique de salles d'enseignement (CELCAT);
- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures;
- Trier, hiérarchiser et classer les informations;
- Analyser et gérer les demandes d'information;
- Gérer la confidentialité des informations et des données;
- Travailler en équipe et en relation partenariale;
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres;
- Enregistrer les messages et rendre compte.
Savoir-être :
- Faire preuve de sens du travail en équipe;
- Devoir de réserve;
- Rigueur extrême compte tenu des enjeux qui ne tolèrent aucune approximation;
- Confidentialité et contraintes inhérents au calendrier d'examen;
- Faire preuve de disponibilité, notamment en période de hautes activités;
- Faire preuve d'adaptabilité et de polyvalence;
- Faire preuve de rigueur et investissement.
- Essonne - 91
- Fonctionnaire
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