Assistant de Gestion Administrative H/F Synergie
Mulhouse - 68 IntérimSuper recruteur
Offre d’une agence de travail temporaire
-
Cette offre est publiée par une agence de travail temporaire. Il ne s'agit pas de l'entreprise dans laquelle vous travaillerez au quotidien.
- 20 000 - 25 000 € / an
- BEP, CAP
- Services aux Entreprises
- Exp. + 7 ans
Les missions du poste
Synergie recrute pour son client, bailleur social sur Mulhouse, un agent d'accueil H/F
Finalité de l'emploi :
L'assistant.e d'agence intervient en soutien du ou de la responsable d'agence sur la partie administrative et organisationnelle.
Il ou elle assure une fonction d'interface entre l'ensemble des acteur.rice.s de l'agence.
Il ou elle peut se substituer, le cas échéant, à l'assistant.e d'accueil et à l'assistant.e de planification.
Voici les tâches qui seront réalisées :
Assurer la gestion administrative des agences
- Recueillir les informations et demander, si besoin, des informations complémentaires
- Gérer l'agenda et mails du ou de la responsable d'agence
- Traiter la gare de triage par agence : saisir, suivre et relancer les sollicitations sur PIH
- Contrôler le bon suivi des procédures concernant le traitement des sollicitations (gestion électronique des documents (GED).)
- Contrôler les délais de traitement des sollicitations
- Créer les Bon de Travaux (BT) (contrôle paliers, présence d'encombrants.) et facturer les locataires
- Programmer les interventions avec saisie des BT Régie (agent.e de maintenance plomberie, Correspondant Technique)
- Planifier les travaux sur I-planning
- Mettre à jour la présence des intervenant.e.s patrimoine pour répartir les charges locatives
- Renouveler les BT pour les contrats d'entretien et relancer les entreprises le cas échéant
- Valider les BT et imputations et régulariser les BT réalisés
- Commander les clés et cylindres sous combinaison nécessaires aux Responsables Techniques de Secteur et établir des BT et les demandes de déplafonnement
- Saisir les interventions liées au chauffage sur la plateforme de Dalkia
- Suivre les sinistres : compléter les déclarations de sinistre et les constats dégâts des eaux
- Planifier les Visites Annuelles et rédiger les mises en demeure pour les locataires absents
Informer en interne et en externe
- Diffuser et mettre à disposition les données traitées
- Rédiger et saisir des courriers et autres documents (affiches d'informations aux locataires.)
- Accueillir et renseigner les interlocuteur.rice.s (internes et externes) physiquement ou téléphoniquement
- Assurer l'accueil téléphonique en cas de débordement d'appels (mise à jour des coordonnées, saisie de sollicitations.)
- Expliquer la procédure de demandes logements aux personnes concernées
Activités secondaire / Missions complémentaires :
Remplacement des assistant.e.s d'accueil et planification en cas d'absence
Le profil recherché
Formations et expérience requises : CAP, BEP ou Bac Pro type secrétariat où Equivalence acquise par expérience
SAVOIR-FAIRE / COMPÉTENCES TECHNIQUES
- Maîtriser les outils informatiques
- Avoir des capacités rédactionnelles
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Réaliser des écritures comptables
- Gérer les budgets
SAVOIR-ÊTRE / QUALITÉS
- Rigueur et organisation
- Écoute, diplomatie et empathie
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie
Motif : Remplacement d'absent
Durée/type de contrat : Intérim / CDD (Environ 1 mois amené à être prolongé)
Temps de travail : 38h avec 23 RTT à l'année
L'entreprise
Synergie, mettons nos énergies en commun. Fort d'une présence dans 17 pays, avec 800 agences d'emploi et de 5 600 collaborateurs, le Groupe Synergie, 1er groupe français de services en Ressources Humaines, vous accompagne dans votre carrière professionnelle : recrutement CDD-CDI, intérim, formation et conseil RH. Depuis notre origine, nous nous différencions par nos valeurs, notre sens de l'engagement et notre capacité à apporter des solutions concrètes à nos clients, candidats et intérimaires.
Nous nous engageons avec Hellowork sur la transparence et communiquons :
- Un salaire sur la majorité de nos offres
- Notre process de recrutement
- Diverses informations sur notre entreprise (CA, parité, avantages...)
- Notre politique de télétravail
- Notre réponse aux candidats dans les 7 jours
Infos complémentaires
Vos avantages Synergie :
+10% IFM + 10% CP,
CSE Synergie,
Prime Participation + CET à 6%,
Aides et Services (Mutuelle - Logement - Garde d'enfants...)
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