Secrétaire Médicale en Néonatalogie H/F AP-HP

Détail du poste

MétierSecrétariat médical - Assistanat médical
Intitulé du posteSecrétaire médicale en néonatalogie F/H
Type de contratTitulaire ou CDI
TélétravailNon
Présentation du service
Département médico-universitaire(DMU) Femme -Mère-Enfant

Activités : Obstétrique, gynécologie, chirurgie plastique et réparatrice

Service de Médecine et Réanimation Néonatales

Service de 63 lits :
- 21 lits de réanimation
- 21 lits de soins intensifs
- 21 lits de médecine néonatale dont 10 lits en unité mère enfant.

Responsable hiérarchique direct : cadre supérieur de santé,

Liaison fonctionnelle directe : équipe médicale, paramédicale, Une consultation pédiatrique spécialisée etun centre de PMI hospitalière

Vos missions
L'Assistant(e) Médico-Administratif (ve) participe au traitement et à la coordination des activités et des informations médico-administratives du patient, en collaboration étroite avec les médecins et son binôme.

IL/Elle assure le fonctionnement du secrétariat médical, prend en charge la gestion administrative des dossiers patients et contribue à la délivrance de renseignements d'ordre général dans son domaine de compétences.

4 postes d'AMA se répartissent les missions suivantes :
- Secteur hospitalisation :
- Mise en forme des compte- rendu d'hospitalisation dans ORBIS pour les unités de réanimation, de médecine et d'Unité mère enfant.
- Programmation et prise de RDV des examens pour les enfants hospitalisés en lien avec le médecin référent de l'enfant (examen radiologique, etc.) par roulement.
- Remplir les informations pour le réseau périnatal

Secteur post hospitalisation :
- Prise de RV dans ORBIS.
- Organisation des hospitalisations en HDJ.
- Enregistrement dans GILDAde l'activité des pédiatres pour les consultations anté-natales, et pour les consultations néonatales
- Maintien de la continuité de service de l'équipe du secrétariat.
- Suivi quotidien de la messagerie électronique du service (réception, réponses, gestion du carnet d'adresses, archivage).
- Accueildes visiteurs et des stagiaires, suivi des demandes de stages médicaux
- Dactylographie : Courriers et documents administratifs du service.
- Réponse aux demandes de dossiers médicaux (conformément à la réglementation), gestion des demandes émanant de la Direction Qualité, gestion des risques et droits des patients en collaboration avec le responsable du service, Gestion des dossiers médicaux (étude, demande de dossiers aux archives).
- Vérification des coordonnées des parents à tous les stades des missions
- Recherche informatique d'articles médicaux.
- Organisation de réunions, réservation de salles.
- Gestion du stock des cartouches pour les imprimantes et de la papeterie en lien avec les cadres.

Certaines tâches sont effectuées en alternance par l'ensemble de l'équipe des AMA :
- Réception du courrier, distribution.
- Gestion des communications téléphoniques.
- Tri et rangement dans les dossiers des courriers et résultats d'examens.
- Relevé des entrées en hospitalisation pour gestion du tableau (Excel) de synthèse permettant des statistiques annuelles.
- Saisie

Profil recherché
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Maîtrise de l'informatique [outils de bureautique (Word, Excel, Power Point), outil de traitement et d'archivage des données (Gilda, ORBIS, GDM), Internet et Intranet
- Connaissances de la terminologie médicale
- Maîtrise de l'orthographe
CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Savoir accueillir physiquement et au téléphone des personnes, et les renseigner
- Savoir orienter les appels téléphoniques
- Savoir organiser et classer des données, des informations, des documents divers
- Dextérité et rapidité
- Savoir s'exprimer clairement quels que soient les interlocuteurs
- Etre capable de gérer les priorités
- Faire preuve de discrétion et respecter le secret professionnel

DiplômeS ET OUTILS
- Baccalauréat
- Concours d'assistant médico-administratif
- Expérience souhaitée dans le secrétariat médical et/ou chirurgical

Horaires de travailQuotité de travail : 100% - Amplitude horaire de 9h à 17h30 Repos fixes w-end et Jours fériés
Vos avantages à l'AP-HPValorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé...) Places en crèche disponibles Self d'entreprise Remboursement à 75% du titre de transport Possibilité de place de parking (Si domicile à plus d'1h15 de transport en commun) Politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, les vacances, les sorties culturelles...) Plateforme «Hoptisoins» : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...) Espace de détente dédié au personnel «Bulle» : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilates, boxe...) Possibilité d'évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU. L'encadrement est à l'écoute de vos souhaits de carrière.
Langues[Français]
Niveau[3- Niveau professionnel]

Description de l'hôpitalSitué à Paris (14è arrondissement), il est composé de 3 sites : Cochin, Port-Royal et Tarnier. Il dispose de services de référence tant au plan national qu'international autour de la cancérologie, la périnatalogie, les maladies de système, les maladies auto-immunes, le diabète, l'ophtalmologie, le thorax, l'ostéoarticulaire. Grâce à ses deux plateaux techniques de pointe en biologie et imagerie, l'hôpital Cochin Port-Royal propose une prise en charge innovante à la pointe de la technologie.
Service d'affectationNéonatalogie
Référence de l'offre2024-12604