Assistante de Direction H/F Fonction publique Hospitalière

Détail du poste

Organiser pour le Directeur et son équipe de direction la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées aux relations internes et externes d'un secrétariat d'une direction générale.

Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions...).

Liaisons hiérarchiques :
- Directeur

Liaisons fonctionnelles :
- Toutes les directions fonctionnelles
- Autres établissements publics et privés
- Autorités de tutelle
- Président de la CME, chefs de pôle, Cadres de santé...
- Président de la CSIRMT

Fonctions principales relevant du secrétariat de Direction commun à la Gouvernance
- Accueil et prise en charge téléphonique
- Traitement et orientation des appels et des messages téléphoniques
- Traitement et mise en forme de documents, rapports et courriers après validation du directeur
- Réception, traitement, suivi et envoi des e-mails
- Appui à l'organisation des instances hospitalières et extra hospitalières (GHT, GCS...)
- Gestion du planning de la direction
- Enregistrement, tri, diffusion, suivi, classement et archivages des documents : courriers, notes, rapports des documents du secrétariat de direction, du président de la CME et du Président de la CSIRMT
- Réservation et gestion des salles pour la direction.
- Gestion des fournitures du service et matériel de bureau
- Gestion des congés des directeurs et gardes de direction
- Gestion des évaluations des directeurs, primes fonction et résultat
- Suivi des comptes-rendus des comités de direction et comités de direction élargis
- Suivi annuaire interne (téléphone - email- organigrammes détaillés)

Fonctions spécifiques :
- Suivi des conventions liant l'établissement à des partenaires extérieurs et mise en forme
- Suivi des dossiers institutionnels (mise en forme, diffusion
- Appui auprès des dossiers relevant des affaires générales et des contentieux avec la DRH-AM, et Finances (veille juridique, suivi des dossiers, mise en forme juridique, archivages, prises de contact, etc.)
- Assurer le secrétariat et les comptes-rendus des instances : Conseil de Surveillance, Directoire, Commission Médicale d'Établissement, Groupement Hospitalier de Territoire, CSIRMT, autres.
- Suivi de la politique d'archivage institutionnelle et des décisions de direction.