Adjoint Administratif Secrétariat de Direction H/F

Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Le secrétariat assure la diffusion et la sélection des informations concernant l'ensemble des courriers et des dossiers traités par la direction.

Le secrétariat est amené à avoir un rôle d'assistance auprès de la Direction dont il assure le secrétariat, l'enregistrement des courriers et de la documentation administrative.

Les activités du service
- Gestion du standard téléphonique;
- Filtrage des appels;
- Enregistrement et répartition du courrier entrant;
- Frappe de courriers;
- Mise en forme de documents;
- Frappe de notes de services, d'informations à la population pénale;
- Assure la diffusion des informations générales;
- Assure la diffusion des notes de service au personnel;
- Gère les délégations de signature;
- Assure le suivi des permanences et des astreintes;
- Gère les autorisations d'accès : demande de B2;
- Suit le planning d'occupation de la salle de réunion;
- Archive et classe les documents, notes de service, courriers divers;
- Gère la création des cartes d'accès de l'établissement;
- Gère les cartes de parking intervenants;
- Suit la labellisation RPE