Adjoint Administratif au Service Administratif Régional de Lyon 6Pv H/F Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Détail du poste

I Vos activités principales

L'adjoint administratif est chargé de fonctions administratives d'exécution, comportant la connaissance et l'application de règlements administratifs. Il peut également être chargé de fonctions d'accueil et de secrétariat. Au sein du service administratif interrégional, il a vocation à être affecté notamment au secrétariat du DDARJ, au service des frais de déplacement, des ressources humaines, de la formation ou de la gestion budgétaire et comptable.

L'adjoint administratif peut être chargé, sous l'autorité du responsable de gestion du service d'affectation et du secrétaire administratif, des missions suivantes :

1- Secrétariat et accueil
- Gestion des flux de courrier (postal et électronique) : traitement, suivi et classement;
- Diffusion de l'informationsuivant les directives ;
- Accueil physique et téléphonique, analyse de la demande et orientation vers la personne ou le service compétent;
- Mise en page de documents administratifs;
- Saisie informatique;
- Collecte d'éléments statistiques et renseignement des tableaux de bord
- Gestion des fournitures;
- Classement et archivage des documents et dossiers.

2- Gestion administrative et comptable

Selon le service d'affectation :
- Gestion de dossiers RH : suivi de l'évolution individuelle des carrières des personnels, contrôle des échéances des différentes positions administratives, suivi les demandes de temps partiels et recours éventuels, constitution des dossiers d'accidents de service, information des agents sur leurs droits et obligations, mise en forme les dossiers disciplinaires, gestion de la paie...;
- Gestion des dossiers du service des frais de déplacement : vérification des états de frais, saisie dans Chorus des états de frais des conciliateurs et conseillers prud'hommes, vérification des ordres de mission dans Chorus DT...;
- Gestion des dossiers du service de la formation : prise en charge de l'organisation de la formation initiale des adjoints et secrétaires administratifs, saisie des formations sur l'applicatif dédié, enregistrement et suivi des candidatures à des formations, préparation des conventions des formateurs occasionnels pour leur paiement...;
- Exécution comptable et gestion sur le logiciel Chorus : saisie des engagements juridiques, réception et traitement des factures, vérification des écritures comptables relatives aux dépenses et recettes...