Responsable Administratif du Département de Formation de la Licence de Physique Réf. 925-1-Re25 H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Fonctions : Responsable administratif du département de formation de la Licence de physique
Emploi-type : J3C44
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 1 an)

Mission :

Responsable administratif ou administrative du département de la Licence de physique

Activités principales :

1 - Animation du département :
- Assurer l'encadrement et l'animation d'une équipe de 5 agents, leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative et pédagogique : entretiens professionnels, entretiens de recrutement, suivi de carrières et évolution professionnelle (évaluation, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d'absences et horaires
- Assurer la conduite du département et de ses projets en soutien à la direction, organiser l'appui aux équipes pédagogiques, diffuser l'ensemble des informations nécessaires à son bon fonctionnement et mettre en oeuvre les décisions issues du conseil de département et des conseils centraux de Sorbonne Université
- Assister la direction du département : assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes
- Participer aux réunions hebdomadaires de la direction du département pour définir et mettre en oeuvre les différentes actions à mener.
- Organiser, préparer et rédiger les comptes rendus de réunions diverses : conseils de département, amphis d'informations pour les étudiants, points hebdomadaires avec les agents, etc.;
- Assurer la circulation de l'information en interne et vers l'extérieur
- Coordonner la création et la mise à jour régulière du site de la mention
- Organiser les élections du Conseil du département

2 - Supervision des formations et des étudiants :
- Mettre en oeuvre et superviser les procédures liées à la formation : candidatures, inscriptions administratives, enseignements, gestion et suivi des stages et leurs convention, etc.
- Instruire ou superviser l'instruction de dossiers complexes ou contentieux
- Vérifier les documents avant mise en signature du directeur : PV de semestre et de diplôme, attestations, etc.
- Organiser les jurys et les inscriptions pédagogiques par période
- Participer aux réunions (Direction de la Formation, de la Vie Étudiante, Direction des Services Informatiques, inter départements de formation de Licence, etc.)
- Participer à l'accueil, à l'information et à l'orientation des visiteurs et usagers
- Assister dans ses domaines de compétence l'équipe pédagogique, les étudiants, les enseignants et collaborateurs de l'EFU
- Contribuer à la constitution de sources documentaires et des tableaux de bords et en assurer la mise à jour.

3 - Autres activités : Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du département

Conduite de projets : OUI

Encadrement : OUI