Assistant de la Direction Générale H/F

Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

·Au sein de l'équipe du secrétariat, assurer l'assistance administrative, logistique et technique du directeur général des services

·Assurer la gestion budgétaire et comptable de la présidence et de la direction général

Missions subsidiaires

·Au sein de l'équipe du secrétariat, assurer en tant que de besoin l'assistance administrative, logistique et technique des vice-présidents et directeurs généraux adjoints

Activités principales

·Organiserl'activitéprofessionnelledeladirection générale, en lien avec les autres assistants
- Gestion des agendas, prises de rendez-vous et réservation de salles
- Planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences, colloques)
- Réalisation de travaux préparatoire aux réunions (recherche d'informations, préparation de visioconférences)
- Filtrage et gestion des appels téléphoniques à l'intention du directeur général des services
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs en les renseignant et en les orientant
- Suivi de l'utilisation des véhicules de la présidence et de la direction générale
- Mise en forme de documents
- Classement et archivage de dossiers et documents

·Gestion budgétaire et comptable
- Proposition de budget pour la présidence et la direction générale
- Engagement des missions et bons de commande pour la présidence et la direction générale
- Constatation des services faits
- Suivi de l'exécution budgétaire

·Participer à la réunion de direction générale et à la réunion des responsables administratifs de composante

Activités subsidiaires

·En tant que de besoin, gestion du courrier entrant et sortant et des actes soumis à signature

Place du poste dans l'organisation

Ce poste est rattaché hiérarchiquement au directeur général des services

Spécificités du poste

·Remplacement de l'assistante du président en cas d'absence