Assistant en Gestion Administrative H/F CNRS

Détail du poste

Assurer l'organisation matérielle des réunions des commissions administratives paritaires (CAP) et consultatives (CCP) de l'établissement, participer à l'instruction des dossiers présentés devant ces commissions, assurer les relations avec les membres et le secrétariat de séance des réunions.
Participer au suivi des activités du service

Activités
Organisation matérielle des réunions des CAP/CCP et des réunions préparatoires :
- Préparer et proposer un calendrier annuel des réunions ;
- Réserver les salles et passer les commandes de prestations nécessaires à la bonne tenue des réunions (pauses restauration, moyens audiovisuels, transcription des PV, etc)
- Préparer les convocations des membres et l'ordre du jour des réunions
- Être garant de la composition de la commission conformément aux obligations réglementaires

Participer à l'instruction des dossiers présentés en CAP/CCP :
- Coordonner le recueil des documents nécessaires à la constitution du dossier
- Mettre à disposition les dossiers de manière structurée et sécurisée
- Veiller à l'actualisation des dossiers tout au long de la procédure
- Participer aux réunions préparatoires avec les membres de l'administration

Assurer les relations avec les membres des commissions et les personnes convoquées
- Accueillir et former les membres des commissions lors des renouvellements de mandat ou pour les membres remplaçants en cours de mandat ;
- Accueillir les personnes convoquées
- Apporter son soutien à tous les acteurs en faisant preuve de neutralité ;

Assurer le secrétariat de séance des réunions :
- Veiller au démarrage de l'enregistrement de la réunion (pour les réunions en conseil de discipline)
- Prendre des notes du déroulé de la séance afin d'établir le procès-verbal
- Être garant de la conformité des avis rédigés en séance
- Assurer la transmission du procès-verbal et son approbation

Tenir un tableau de bord des activités du service :
- Assurer le suivi des décisions prises après avis des commissions
- Tenir un tableau de suivi des réunions
- Assurer le suivi des motifs de consultation des commissions

Compétences
Savoirs / connaissances :
- Connaissance générale des ressources humaines
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Techniques de prise de notes
- Maîtrise du Pack Office et des outils de partage en ligne (CORE, My CORE ou similaires)
- Méthode de classement et d'archivage

Savoir-faire :
- Savoir planifier ses activités, gérer les priorités, les échéances et les faire respecter,
- Savoir rédiger une note de procédure, des courriers administratifs, des documents d'information techniques,
- Savoir faire preuve d'autonomie
- Savoir rendre compte de son travail et de ses résultats.

Savoirs-être
- Disposer de capacités relationnelles et goût pour le travail en transverse,
- Respecter la confidentialité,
- Être organisé, savoir faire preuve de rigueur et de méthodologie,
- Savoir interagir avec des personnalités variées

Contexte de travail

Le poste est basé au siège du CNRS, (3 rue Michel Ange, Paris 16ème), et plus spécifiquement au sein du service accompagnement professionnel (SAP) de la direction des ressources humaines qui assure, pour l'ensemble des agents de l'établissement, un rôle de conseil et d'accompagnement en matière de situations individuelles complexes, en particulier auprès des délégations régionales. Ce service prend en charge les dossiers soumis aux CAP et CCP, en assure l'expertise juridique et est chargé de l'organisation et du déroulement des CAP et CCP.
En outre, ce service pilote les dispositifs d'accompagnement tels que le suivi post évaluation des chercheurs et celui des ingénieurs et techniciens en situation professionnelle difficile.
Ce service comporte, sous la responsabilité du chef de service, un gestionnaire des ressources humaines, deux chargés de développement des ressources humaines et deux chargés d'études juridiques. Vous exercerez vos missions en lien avec le gestionnaire des ressources humaines. Le poste correspond à un besoin pérenne et sera ouvert au concours externe 2025.
Télétravail : pratique et indemnisation du TT
Congés et RTT annuels : 44 jours
Transport : prise en charge (75% du coût) et forfait mobilité durable jusqu'à 300 Euros
Soutien à la parentalité : possibilités de places en crèches, CESU et chèques vacances co-financés, participation à l'accueil périscolaire, allocation aux parents d'enfants handicapés, subventions administratives (centre de loisirs et centres de vacances, classes vertes...)
Formation dès la prise de poste et tout au long du contrat
Offres sociales : participation à la mutuelle, restauration collective sport et loisirs, billetterie