Secretaire Medicale - Chefferie de Pole et de Service - 80% H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif Descriptif du poste :

Le CHRU recherche un/une Secrétaire Médical(e) Spécificité Chefferie de Pôle et de Service
Quels sont les atouts du poste ?
Si vous êtes fonctionnaire (fonction publique de l'Etat ou des collectivités territoriales) : vous pouvez rejoindre le CHRU par la voie du détachement ou, par mutation si vous exercez vos fonctions en tant que titulaire au sein d'un établissement publique hospitalier.
Si vous êtes recruté en tant que contractuel vous pourrez accéder au statut de fonctionnaire en vous présentant aux concours.
Activités Chefferie de pôle
Gestion des appels téléphoniques / prise de rendez-vous / orientation des appels / messages divers, planning
Assurer l'interface entre les différents interlocuteurs du pôle et le trio de pôle, en interne et en externe dans le respect des règles de confidentialité (CHRU, UGECAM, Direction des sites)
Organiser et participer aux réunions du pôle et du service (planification, convocation, supports, préparation et accueil, rédaction et diffusion compte rendu).
Assurer le suivi des actions du pôle : relevé annuel d'activité, suivi des objectifs du contrat de pôle, organisation des événements du pôle...
Assister au BPE (6 par an- de 19h à 21h)+ saisie des CR
Gérer la communication et la documentation du pôle :
Mise à jour du site internet, signalétique, diffusion des notes d'information.
Alimentation des espaces partagés (activité et travaux, listes de gardes, planning des congés...)
Aider les secrétariats du pôle en cas de besoin (saisie, téléphone)Gestion des mails du secrétariat de pôle
Gestion de l'agenda du chef de pôle et du (de la) cadre supérieur(e) du pôle
Référent GEDOC : mise en ligne, suivi
Toute mission administrative complémentaire à la bonne prise en charge des activités.
Activités «Chefferie de service»
Gestion des mails envoyés par le chef de service
Gestion des RDV administratifs, délégués médicaux
Traitement des courriers et documents liés à l'activité de chefferie de service (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Accueil téléphonique et gestion des appels
Mise à jour et diffusion des plannings et tableaux de garde des médecins
Gestion des arrivées des internes et étudiants hospitaliers (diffusion du planning, ouverture des comptes, équipements, blouse etc)
Organisation d'examens : DES, ECOS
Suivi et gestion et l'archivage des documents administratifs
Gestion des locaux et des salles de réunion
Gérer administrativement les externes, internes, ACC et éventuels chirurgiens stagiaires (interface entre la DAM, la faculté de médecine et le chef de service) :
Listes
Demandes de modification du paramétrage bureautique du logiciel du DPI
Accueil : accès, tenue, vestiaire...
Transmission plannings de cours
Suivi des demandes d'agrément du service ainsi que des dossiers de renouvellement ou attribution des postes d'ACC
Fiches d'évaluation de stages
Organiser des congrès et autres manifestations : cours, enseignement, séminaires, DIU
Se tenir informé(e) des demandes d'accès dossier
Toute mission administrative nécessaire à la prise en charge des activités du service

Profil recherché :

Maîtrise de la bureautique et des outils institutionnels (Dxcare, DxPlanning, Gesmedic, Word, Excel, outlook...)
Rigueur, autonomie, dynamisme
Maîtrise du vocabulaire médical, de l'orthographe et de la grammaire
Bonnes capacités rédactionnelles et de prises de notes
Dextérité à la saisie des courriers
Connaissance du milieu hospitalier, de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement
Méthode et organisation dans le travail
Respect de la confidentialité
Respect des procédures et protocoles de I'Établissement
Sens du travail en équipe