Assistant Administratif H/F

Ener-Co

Qui sommes-nous
Ener-Co est une entreprise spécialisée dans les installations électriques techniques, pour des secteurs exigeants : industriel, nucléaire, data center et tertiaire. Structure à taille humaine en développement, nous menons nos chantiers avec nos propres équipes et plaçons la rigueur, la qualité d'exécution et la maîtrise de nos processus au coeur de notre fonctionnement.
Le poste est basé à notre siège de Vaulx-en-Velin : c'est là que se pilote toute l'organisation administrative de l'entreprise.
Votre rôle
En appui direct de la direction commerciale et du service QSSE, vous assurez la continuité administrative des chantiers, en lien avec les équipes terrain, les clients et la direction.
Votre mission : structurer et fiabiliser l'ensemble des processus administratifs liés à l'activité chantier. Vous travaillez en coordination avec la direction et les responsables métier, qui vous encadrent sur les sujets techniques et sécurité.
Vos missions
1. Gestion administrative des chantiers
- Réception, contrôle et relance des pointages
- Constitution et suivi des dossiers chantiers
- Gestion documentaire multi-niveaux : documents à produire, documents à faire signer (clients, coordinateurs, etc.), suivi des échéances
- Mise à jour des données pour garantir leur fiabilité
2. Gestion documentaire et accès chantier
- Constitution des dossiers administratifs clients
- Gestion des accès aux sites (création, suivi, relances)
- Transmission des documents demandés par les donneurs d'ordre
- Suivi des validations et anticipation des blocages
3. Santé, sécurité et prévention (en appui du service QSSE)
- Participation à la réalisation des analyses de risques chantier
- Aide à la rédaction et au suivi des PPSPS
- Suivi et mise à jour des documents sécurité
- Participation à l'amélioration des pratiques internes
4. Support exploitation et commercial (en appui de la direction commerciale)
- Suivi administratif des devis jusqu'à la commande
- Participation à la planification des chantiers
- Coordination avec les équipes opérationnelles
- Suivi administratif global des affaires
5. Achats, matériel et logistique
- Commande de matériel chantier et suivi des besoins exprimés par les équipes
- Coordination avec les fournisseurs
- Suivi du matériel (affectation, entrées et sorties) par chantier
- Gestion des locations : réservation, suivi des durées, organisation des restitutions
- Vérification des bons de livraison et de reprise, contrôle des factures de location
- Alerte en cas de dérive de coûts et participation à l'optimisation des ressources
6. Suivi des habilitations et formations
- Suivi des habilitations réglementaires des salariés et anticipation des renouvellements
- Organisation des formations obligatoires
- Optimisation des coûts et des plannings
Profil recherché
Personne structurée, autonome et efficace, à l'aise dans un environnement technique et dynamique.
- Expérience confirmée en assistanat administratif, idéalement en environnement technique ou industriel
- Maîtrise avancée des outils informatiques (Excel, outils de gestion, GED)
- Aisance avec les environnements numériques et les logiciels métiers
- Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément avec rigueur
- Bonne compréhension des contraintes terrain
Compétences clés attendues
- Organisation et gestion des priorités
- Rigueur documentaire
- Réactivité et capacité d'anticipation
- Capacité à relancer et à suivre dans le temps
- Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés
- Sensibilité à la gestion des coûts (notamment matériel et locations)
Pourquoi nous rejoindre
- Poste central dans l'organisation, avec un impact direct sur la performance des chantiers
- Missions variées et polyvalentes sur des secteurs exigeants (industriel, nucléaire, data center, tertiaire)
- Structure à taille humaine en croissance, où vous participez à l'amélioration des outils et des méthod