Assistante Administrative H/F

N.G.I. Consulting

Assistant(e) Administratif(ve) et Conduite d'Activité

Secteur d'activité : Télécommunications / Réseaux d'énergie / Logistique

Rattachement hiérarchique : Responsable d'Activité ou Responsable d'Agence

Mission Principale
Placé(e) au coeur de l'organisation opérationnelle, l'Assistant(e) Administratif(ve) et Conduite d'Activité assure la planification des interventions terrain, le suivi administratif des dossiers et sert d'interface clé entre les clients, les équipes opérationnelles (techniciens, chargés d'affaires) et la direction. Sa mission vise à optimiser l'activité terrain tout en garantissant la conformité administrative.

Activités et Tâches Principales
1. Conduite d'Activité et Planification Operationnelle
Ordonnancement : Planifier, optimiser et attribuer les tournées des techniciens ou des équipes terrain en fonction des compétences, des urgences et des zones géographiques.

Prise de rendez-vous : Contacter les clients (particuliers, professionnels ou collectivités) pour planifier les interventions.

Suivi en temps réel : Piloter l'avancement des plannings, gérer les aléas de dernière minute (absences, pannes, retards) et réajuster les feuilles de route.

Clôture des interventions : Réceptionner les comptes-rendus des techniciens, vérifier la conformité des données saisies et valider la fin de l'acte technique dans le système d'information.

2. Gestion Administrative
Traitement des dossiers : Constituer, vérifier et mettre à jour les dossiers administratifs liés aux chantiers ou aux contrats de maintenance.

Demandes administratives : Gérer les demandes d'autorisation préalables (DICT, autorisations de voirie, accès sites sécurisés) selon les besoins du secteur.

Facturation et Achats : Préparer les éléments de facturation, saisir les fins de travaux pour déclencher le paiement et assurer le suivi des bons de commande fournisseurs/sous-traitants.

Gestion des flux : Assurer l'accueil téléphonique, la gestion du courrier (papier et électronique) et l'archivage des documents légaux et techniques.