Chargé - Chargée de Gestion Administrative et Financière H/F

Ecole Polytechnique

Le/la chargé(e) de gestion administrative et financière sera positionné(e) sur le site de l'Ecole polytechnique et sera adossé(e) transversalement sur les pôles « dépenses », « missions » et « contrats de recherche ».

Sous l'autorité de la Secrétaire générale du LMD, et au sein de l'équipe administrative,vous contribuerez à la gestion administrative et financière du LMD, en garantissant le suivi optimal des missions et des contrats. A ce titre, vous serez l'interlocuteur/trice privilégié(e) du laboratoire (pour les enseignants-chercheurs, chercheurs du laboratoire et invités, l'administration de l'École et du CNRS).
A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :
Gestion financière et suivi budgétaire :

* Assurer la gestion des missions du personnel du site de l'École polytechnique et des intervenants extérieurs, (commandes, transports, hébergement, remboursement des frais de missions, demande de visa);
* Prendre en charge la gestion des commandes sur contrats de recherche et sur subvention d'état (saisie et transmission des bons de commandes, suivi des commandes et des factures) dans les logiciels de gestion comptable des tutelles;
* En lien avec le porteur du projet et la responsable du pôle contrat du laboratoire :
- Suivre financièrement les contrats de recherche (suivi des dépenses par nature)
- Assurer la préparation des justifications financières de ces contrats.

Gestion administrative :

* Assurer le suivi financier des équipes sur les tableaux de bord;
* Établir et mettre à jour un tableau de suivi de l'ensemble des contrats en gestion à l'École polytechnique;
* Centraliser, scanner, classer et archiver les pièces de dépenses;
* S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité;
* Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité.

Activités complémentaires :

* Le laboratoire s'est engagé dans une démarche de réduction de son impact carbone. Le/la chargé(e) de gestion administrative et financière s'assure que les agents partant en mission respectent les quotas de CO2 annuels donnés par le laboratoire.
* Assurer la logistique d'organisation d'évènements (workshop, conférences, etc.).
* Cette liste d'activités n'est ni limitative ni exhaustive.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Vous êtes notre perle rare car :

Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +3, en gestion administrative, financière ou équivalent (type GEA), vous justifiez d'une expérience réussie de 3 à 5 ans dans le domaine de la gestion administrative et financière.

Une connaissance de l'environnement de la recherche publique serait un atout.
Vous justifiez d'une grande rigueur, d'un bon sens de l'organisation et d'une réelle autonomie. Réactif(ve) et discret(ète), vous savez gérer les priorités dans un environnement complexe, anticiper les échéances, proposer des solutions et travailler efficacement avec des interlocuteurs internes et externes.
Vous êtes à l'aise dans l'utilisation de l'anglais professionnel, aussi bien à l'écrit qu'à l'oral.