Détail du poste
Dans le cadre de la gestion quotidienne d'un service, il assure l'accueil, la circulation de l'information ainsi que les travaux administratifs dans son champ d'activité.
Accueil du public
- Assure l'accueil physique et téléphonique
- Renseigne le public, les partenaires sur l'organisation, le fonctionnement du service, du CCAS
- Identifie et qualifie les demandes sociales
- Identifie le degré d'urgence
- Etablit la différence entre la demande et le besoin réel de l'usager
- Identifie et recherche le service compétent puis oriente ou met en relation l'usager
Organisation du secrétariat
- Organise ses tâches : création de dossiers, etc...
- Classe les documents, les enregistre, fait des copies,
- Rédige les comptes rendus, les courriers
- Transmet les documents à la hiérarchie, aux autres partenaires,
- Commande les fournitures et matériels bureautiques
- Met en place des outils
Participe à la gestion du personnel
- En lien avec le responsable hiérarchique, participe à la gestion des congés du personnel, tient à jour l'état de pointage
- Fait le lien avec la direction, le service des ressources humaines
- Accueille et assure la phase d'intégration des nouveaux salariés et stagiaires
Suivi des activités du service « Portage de Repas à Domicile »
- Assiste le coordonnateur « portage de repas à domicile » dans la gestion administrative : feuilles de route, courriers, contrats de prestation, règlement, devis estimatif, etc...outils de procédure internes,
- Gère et suit les commandes : repas, fournitures, équipements, matériels, etc...
- S'assure de la continuité de service
- Participe à la gestion des états de présence et congés du personnel
- Fait remonter au coordonnateur les réclamations et difficultés rencontrées
- Travaille en lien avec l'assistante de gestion et les autres professionnels du SAPPAPH et de la collectivité
- Participe à l'élaboration, à la mise en oeuvre des actions collectives menées par le service
- Participe à l'élaboration et mise en place des enquêtes de satisfaction
Aide à l'élaboration des rapports d'activité.
Le profil recherché
Suivi des dossiers administratifs :
(contrat de prestation, règlement de fonctionnement, fiche mensuelle,...) avant mis en place de la prestation
Elaboration des plannings :
(Impression et transmission des fiches de présences et planning à chaque Aide à Domicile par bénéficiaires)
Transmissions des informations aux bénéficiaires
Lien entre les AD et la chargée de secteur
Traiter tous les aspects du suivi des aides à domicile (maladie, congés, formation)
Suivi des entretiens embauche : appel les candidats pour convocations et réponse suite aux entretiens.
Apporter ses idées pour améliorer le fonctionnement du Service
Participer aux réunions élaborer les comptes rendu
Mise en place des outils informatique pour suivi des dossiers
-Mise en place des outils pour les AD (cahier de liaison)
-Copie pour constitution dossier DAAH des administrés
-Suivi accueil des stagiaires
Publiée le 23/05/2026 - Réf : O974260521000023
