Assistant de Gestion H/F Association Horizon Amitié

Vous aurez un poste clé auprès de la directrice de l'Association et en lien étroit avec l'ensemble du personnel de l'Association SOLIBAT - HORIZON AMITIE.

*Assurer le standard et l'accueil des personnes,

*Réaliser les tâches de secrétariat (rédaction, mise en forme et envoi de courriers et de mails, rédaction des comptes rendus de réunion, procédures, livrets, réalisation de classement et archivage...)

*Rédiger des contrats de prestation avec l'équipe et rédaction des documents d'accompagnement,

* Réaliser de supports de communication en interne ou via prestataire concernant les missions et activités du chantier et les transmettre par envoi ou via des plateformes

*Gérer les services généraux et les outils logiciels support (géolocalisation, badgeuse, accompagnement,...) et impulser des démarches d'amélioration pour préserver nos ressources

* Gérer des adhésions partenariales et les communications associées en lien avec la Direction,

*Gérer les fournisseurs (recherche, demandes de devis, contrats de maintenance, interventions)

*Gérer les besoins en matière informatiques, téléphoniques, du parc de véhicule et du parc mobilier, et matériel type santé et sécurité, administratif et événementiel

*Soutenir l'équipe dans ses démarches RGPD, DUERP et d'autres process dans une optique d'amélioration (RSE, normes, label,...)

*Réaliser, récolter et tenir à jour des tableaux de bords et les analyser dans une optique d'optimisation de la production et de l'accompagnement,

* Participer à la rédaction et transmission d'éléments clés aux financeurs avec l'équipe permanente,

*Soutenir l'Aide Comptable dans l'administration et la gestion comptable si besoin et en cas d'absence,

*Réaliser le suivi des commandes pour les factures communes à l'équipe,

*Réaliser la tenue de la caisse en lien avec la Direction et l'Aide Comptable en place,

*Soutenir la Chargée des Ressources Humaines dans la gestion courante du personnel si besoin et en cas d'absence,

*Assister la Direction en relayant l'information aux opérationnels,

*Réaliser la préparation des dossiers permettant une prise de décision éclairée,

*Veiller aux affichages réglementaires et d'informations,

*Assurer une veille sur les évolutions de l'IAE et des règlementations associées aux activités.