Secretaire d'Accueil - Syndicat Centre Herault H/F

Structures de coopération territoriale

- Assurer l'accueil du public et fournir des renseignements en personne ou par téléphone et orien-ter les usagers vers les services ou organismes appropriés
- Contribuer aux taches occasionnelles liées au service administratif et communication
- Contribuer aux taches des services techniques liées à la gestion des badges d'accès en déchèterie et aux circuits de commandes.

Accueil - Standard téléphonique
- Assurer l'accueil du public et fournir des renseignements en personne ou par téléphone et orienter les usagers vers les services ou organismes appropriés
- Traiter les demandes de Badges, assurer leur suivi et mettre à jour le tableau « Indicateur activité ».
- Créer les Badges physiques et les envoyer aux usagers
- Vérifier le tableau de facturation pour les passages Badge (numérotation + création de tiers)
- Gérer les boîtes mail « collecte » et « contact » en assurant le tri, la réponse et l'orientation des mes-sages selon leur nature.
- Enregistrer le suivi des appels dans le tableau « Réclamation ».

Secrétariat
- Contribuer aux tâches occasionnelles liées à la gestion des archives : saisie des versements, suivi des éliminations et récolement.
- Participer à la mission annuelle de suivi du recueil des actes administratifs
- Gérer la commande des fournitures administratives : recensement des besoins, demande de devis, pas-sation des commandes et contrôle des livraisons.
- Contribuer à diverses tâches de secrétariat (mise en forme de courrier, rédaction bordereau d'envoi...).
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant : enregistrement dans le tableau de suivi et numérisation quotidienne des courriers reçus.
- Pour le service Prévention et Communication:
o Gestion des devis et des commandes
o Gestion des stocks et inventaire
o Gestion des agendas, parapheurs et coordination des plannings de congés
o Programmation des réunions (invitations, réponses, relances)
o Suivi des demandes de visites et formalisation des fiches intervention
o Campagne de communication : Mise sous pli et envoi (4 campagne par an).
- Pour le service Technique:
o Envoi des bons de commande

Autres
- Entretenir la zone d'accueil (arrosage, gestion des pupitres, affichages, ...)
- Soutien pour la mise en place des « évènements » (brunchs, ptit dej, instance, repas des agents, récep-tion, ...)