Concierge Admin Assistant - Marseille - Stage H/F

le Collectionist

Description de l'entreprise

Depuis 2014, nous transformons la location d'une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil.

Dans des destinations mythiques ou inattendues, nous trouvons la maison parfaite pour chacun de nos voyageurs. Chaque séjour est soigneusement préparé, façonné et entièrement personnalisé, afin d'offrir une expérience véritablement sur-mesure.
Nous tissons des relations de confiance durables avec nos clients et réinventons les standards de la location de luxe pour créer des souvenirs qui perdurent bien au-delà du séjour

Nos équipes sont l'ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés.

Description du poste

Stage à pourvoir du 16 mars au 15 septembre 2026

Véritable support de l'équipe de conciergerie, l'administrative concierge s'assurera du suivi des règlements clients et partenaires.

Il/elle assurera ainsi le lien avec l'équipe finance du Collectionist. Son rôle est primordial, le bon suivi des règlements auprès de nos partenaires confirmant les services et expériences réservés pour nos clients exigeants.

* Interagir quotidiennement avec l'équipe de concierges (pre-arrival et onsite concierges) et l'équipe finance
* Gestion de la relation prestataires (facturation)
* Elaborer les factures clients pour l'équipe de concierges
* Saisir et suivre chaque paiement client dans nos outils
* Suivre la facturation de tous nos prestataires (effectuer les demandes de paiement auprès du service comptabilité)
* Clôturer comptablement chaque dossier client
* Reporting hebdomadaire et mensuel

En haute saison, l'administrative Concierge Admin pourra également être amené à assister l'équipe sur d'autres taches - telles que la réservation de restaurants ou la saisie des plannings clients.

Le poste implique également de travailler certains samedis durant la haute saison, avec des jours de repos compensatoires prévus en contrepartie.

Qualifications

* Étudiant(e) en Bac +2 minimum, en tourisme, gestion hôtelière, commerce ou domaine similaire
* Grande rigueur, organisation et sens du détail indispensables
* Intérêt marqué pour le secteur du luxe, du voyage et de l'hospitalité
* Bonnes capacités de communication écrite et orale en français et en anglais
* Autonomie, proactivité et capacité à travailler en équipe
* Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word)
* Esprit positif, flexible et envie d'apprendre dans un environnement dynamique

Informations supplémentaires

* Call HR avec Lola
* Interview Manager
* Envoi du Business Case
* Présentation du Business Case
* Call avec Jules (Directeur Régional)