Assistant d'Agence Dept.63 H/F

Nextroad Engineering

ASSISTANT(E) D'AGENCE (H/F) Dept.63
Dans le cadre de son développement, NEXTROAD ENGINEERING recherche un(e) Assistant(e) d'agence (H/F) - poste basé sur son site de Ménétrol (63).
L'assistant(e) d'agence intervient en support de l'ensemble des équipes techniques de la région. Il/elle contribue activement au bon fonctionnement de l'agence en gérant l'administration, les achats, la facturation, et un appui RH de proximité.
Envie d'un poste polyvalent, rythmé et au coeur des échanges entre clients, fournisseurs et équipes internes ? Rejoignez-nous et prenons la route ensemble !
Réf. AA-1125 - Poste ouvert aux personnes en situation de handicap.

Description de la mission

Sous la responsabilité du Responsable de région (avec un périmètre de trois agences), l'Assistant(e) d'agence (H/F) prend en charge les missions suivantes :
1. Support administratif :
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs, fournisseurs et clients
- Enregistrement du courrier entrant et sortant
- Établissement et gestion des documents administratifs types (ex : DC4)
- Rédaction et envoi des certificats de capacité
- Rédaction et suivi des demandes d'arrêtés, DICT
- Classement, archivage et gestion documentaire

2. Ressources Humaines :
- Appui dans la préparation des dossiers d'embauche
- Suivre et organiser toutes démarche administrative en lien avec la gestion du personnel et en collaboration avec le service des ressources humaine (visite médicale, formation, entretiens.)
- Relances internes pour saisie des temps, congés, kilomètres véhicules.

3. Gestion clients & facturation :
- Établissement de devis dans l'outil de gestion
- Suivi des devis en lien avec les équipes et relance clients si nécessaires
- Ouverture des dossiers clients et création des commandes
- Après réalisation de la prestation, saisie de l'activité nette en attendant la facturation
- Calculer les révisions de prix en fonction des marchés
- Etablissement de décomptes ou création de modèle de décompte pour les équipes
- Suivi de l'avancement des bons de commande
- Émission des factures clients, envoi au client ou dépôt Chorus Pro
- Suivi quotidien des factures émises et relances clients
- Suivi des anomalies et pénalités, enregistrement dans l'outil de gestion
- Participation à la clôture mensuelle

4. Fournisseurs & achats :
- Demande de devis fournisseurs et suivi jusqu'à validation
- Création des commandes et demandes de création fournisseur dans l'outil de gestion
- Suivi des achats de consommables, équipements du personnel, et locations de véhicules
- Suivi des commandes, relances fournisseurs en cas de retard ou nécessité de SAV
- Suivi des contrats de prestations externes (ménage, benne, contrôles, etc.)
- Validation des réceptions, factures et réalisation des évaluations fournisseurs