Chargé d'Accueil et Relation Experts H/F Groupe GPA

Le Chargé(e) d'Accueil et Relation Experts a pour mission principale de renseigner et orienter toutes les demandes physiques et téléphoniques vers le bon interlocuteur dans l'entreprise.

Vous serez en charge d'accueillir et orienter les visiteurs :

- Accueillir toute personne se présentant dans l'entreprise et l'orienter vers l'interlocuteur dédié
- Assurer le standard téléphonique et orienter les lignes vers les interlocuteurs demandés
- Centraliser et transmettre les messages et informations aux collaborateurs de l'entreprise suite aux appels téléphoniques
- Veiller au renseignement du registre des visiteurs (entrées et sorties)
- Assurer la préparation des gilets haute visibilité et/ou des casques audio dans le cadre des visites d'entreprise

Votre poste sera également orienté sur les tâches administratives :

- Réceptionner le courrier et le répartir dans les différents services
- Assister le service administratif dans la saisie des dossiers
- Prendre part à la commande des fournitures de bureau pour le service Administratif
- Prendre en charge les différentes réservations liées aux déplacements professionnels (train, hôtel, voiture de location
- Répondre aux demandes d'expertise en lien avec les cabinets d'expertise et les agents de parc (Planification des rendez-vous, ...)
- Assurer le traitement des PV
- Traiter les demandes de rappel constructeurs pour des véhicules présents sur le parc
- Accueillir les personnes venant chercher les véhicules dans le cadre de procédures de départ afin d'encaisser les éventuels frais, selon les compagnies
- Vérifier les documents de cession dans le cadre d'une reprise particulier
- Renseigner dans Autogest, quelques informations (date d'entrée, ATC ...) relatives aux véhicules réceptionnés dans le cadre d'une reprise particulier

Vous aller gérer des véhicules et des effets personnels :

- Réceptionner et stocker des clés de l'ensemble des véhicules du parc VOB / VO / ATC / EAO (en attente d'orientation) dans la salle prévue à cet effet.
- Gérer le stock des clés sur le parc voitures et motos (ATC/VOB/VO) et remettre les clés des véhicules selon l'orientation aux différents services.
- Réaliser la récupération des effets personnels dans les véhicules sur parc en fonction des demandes des propriétaires.
- Transmettre les effets personnels préalablement emballés au service Expédition.
- Accompagner le propriétaire, si nécessaire, pour la restitution de ses effets personnels et s'assurer qu'aucun élément constitutif du véhicule ne soit restitué
- Réceptionner les véhicules lors de reprise de particulier et vérifier la concordance entre le numéro de série et la carte grise ainsi que sa complétude
- Vérifier les pièces manquantes sur le véhicule, suite à la demande du service administratif et à partir des photos du véhicule avant enlèvement
- Transmettre une liste précise au management, des écarts suite à l'analyse

Vous gérez la relation avec les parties prenantes :

- Repérer sur le parc, et préparer le véhicule selon la demande de l'expert
- Accueillir les parties prenantes (experts, compagnie, assuré, constructeurs ...)
- Effectuer les manipulations attendues sur le véhicule, dans le cadre des requêtes terrain, demandées par les experts
- Participer à l'expertise et/ou à la contre expertise, en accompagnant les parties prenantes selon leurs demandes
- Gestion du planning des expertises en collaboration avec les secrétaires
- Proposition du QR Code de satisfaction aux experts
- Informer les secrétaires de la fin de la procédure d'expertise afin de modifier le statut du véhicule dans l'outil
- Dans le cadre d'un départ de véhicule de notre site à la demande des parties prenantes, établir la fiche départ/rapatriement avant sa remise au transporteur, en complément des clés du véhicule.
- Répondre aux diverses demandes de chiffrage reçues de la part des experts

Et vous aurez également une partie communication :

- S'adapter aux évolutions et aux exigences du service ;
- Créer et développer une relation de confiance avec les clients internes et externes ;
- Incarner les valeurs de l'entreprise au quotidien.

Cette liste est non exhaustive, pour le bon fonctionnement de la société, d'autres missions pourront être confiées au (à la) salarié(e).