Chargé de Gestion des Autorisations d'Exportation et d'Assistance Administrative H/F

Service Public

Missions et activités principales
Au sein de la sous-direction des collections, sous l'autorité de la sous-directrice, de son adjointe et de la cheffe de bureau pour l'activité concernée, l'agent(e) aura principalement à répartir son activité entre:
1- Activité majoritaire : en appui au bureau de l'inventaire des collections et de la circulation des biens culturels, la participation à la gestion et à l'instruction administrative des autorisations de sortie des biens culturels et des trésors nationaux, afin de mettre en oeuvre le contrôle à l'exportation, en s'intégrant au travail d'une cellule de cinq agents :
- Réception, enregistrement et traitement des différents types de demandes d'autorisation d'exportation (certificats d'exportation, sorties temporaires, licences communautaires),
- Suivi des délais d'instruction et des demandes,
- Établissement et délivrance des autorisations,
- Participation à l'accueil du public et au renseignement des usagers,
- Participation au classement et à l'archivage des dossiers d'autorisations,
- Gestion des accusés de réception administratifs des dépôts de demandes de certificat.
2- la participation à l'assistance administrative de la sous-direction, 2 jours par semaine.
En binôme avec une autre assistante, l'agent(e) participe au secrétariat de la sous-direction des collections, notamment en remplissant les tâches suivantes:
- mise en forme de courriers, bordereaux d'envoi,
- enregistrement du courrier arrivée / départ,
- filtrage des appels de la sous-directrice et de son adjointe,
- accueil et orientation téléphonique,
- commandes de fournitures,
- photocopies et confection de dossiers,
- établissement des ordres de mission des agents et suivi (Chorus DT),
- en complément de la gestion RH de proximité: suivi des congés et absences (RenoiRh)