Agent - Agente d'Accueil H/F

ma Maison

En ce qu'il assure souvent le premier contact des personnes qui souhaitent entrer en contact avec un(e) représentant(e) de « Ma Maison » ou un(e) résident(e), l'Agent Administratifs et d'Accueil (standardiste) exercera ses attributions avec patience et bienveillance.
Il assure ses missions sous la responsabilité hiérarchique de la Mère Supérieure et sous l'autorité fonctionnelle des membres du Conseil de l'Établissement, dans le respect de chacun et des valeurs de l'établissement.
Missions :
-a) Recevoir, renseigner et orienter les visiteurs ou résidents vers l'interlocuteur ou le service recherché.
-b) Répondre aux différents appels téléphoniques, orienter les appels en fonction de leur nature et de la personne demandée.
-c) Apporter un premier niveau de renseignements aux visiteurs ou par téléphone aux interlocuteurs sur l'établissement, son fonctionnement, la personne ressources.
-d) Selon les compétences, assurer les travaux administratifs ou de secrétariats demandés par la Direction d'Etablissement
Attributions :
-a) Assurer l'accueil des personnes qui se présentent physiquement à « Ma Maison » : personnes âgées, familles et proches des résidents et des visiteurs : bénévoles, entreprises, fournisseurs.
-b) Recueillir avec précision les demandes formulées de visu et les transmettre ou fournir directement le renseignement sollicité dans le respect de la confidentialité et de la vie privée des résidents, des Petites Soeurs, des bénévoles et du personnel.
Le cas échéant, remettre un dossier d'accueil, un plan d'accès, un document informatif ou institutionnel.
-c) Vérifier l'identité des visiteurs et veiller à ce qu'ils s'inscrivent correctement sur le registre approprié
-d) Filtrer les visiteurs véhiculés et assurer l'ouverture du portail ou portillon.
-e) Signaler ou alerter de toute situation anormale ou en cas d'intrusion constatée
-f) Maintenir une attention régulière à la vidéo-surveillance du hall d'entrée et des éventuels accès annexes suivis par caméra
-g) Recevoir les fournisseurs et les mettre en relation avec leur contact interne et/ou réceptionner les livraisons
-h) Répondre aux appels téléphoniques et orienter vers l'interlocuteur demandé
-i) Prendre les messages, les transcrire avec exactitude et les transmettre, dans le respect des consignes, aux services et personnes concernées
-j) Informer les personnes qui se relaient sur le poste d'accueil lors des pauses ou du changement de service des événements qui se sont produits précédemment dans la journée, leur indiquer les messages restant à transmettre
--k) Accueillir les bénévoles et assurer le suivi du registre des bénévoles
-l) Selon les instructions données par la Direction d'Établissement ou le personnel infirmier, veiller et noter les entrées et sorties des résidents
-m) Réceptionner et restituer les clefs des résidents qui sortent
-n) Sur demande de la Direction, effectuer toute activité administrative ou travaux de secrétariat pour le compte de la Communauté ou pour les différents services de l'Établissement. Si besoin, assurer l'entretien du poste d'accueil et du matériel, et le conserver correctement rangé.