Assistantmétier H/F HAROPA PORT – Direction Territoriale de Paris

L'Agence Paris Seine a en charge la gestion du bief de Suresnes. Le domaine géré par l'agence comporte plus de 30 ports urbains, ainsi qu'un réseau de quais à usages partagés et d'escales publiques. Il accueille environ 200 acteurs économiques et associatifs, principalement dans les secteurs de grands services urbains (BTP, logistique), du tourisme, de l'animation et des loisirs. 1er port fluvial touristique au monde, le domaine accueille également environ 200 bateaux d'habitat fluvial.

L'Agence Paris Seine, dirigée par une Directrice et une Adjointe à la Directrice comporte 3 services : un service administratif et financier, un service aménagement/entretien et un service commercialisation et gestion du domaine.

Sous l'autorité de la Directrice d'Agence et de son Adjointe, vos missions principales seront les suivantes :

Vous travaillerez en binôme avec l'assistante de direction de l'agence pour :

- Assurer le traitement des courriers, des mails, des agendas et des contacts de l'Agence
- Mise à jour et suivi des contacts institutionnels de l'agence ;
- Programmation des réunions récurrentes internes et externes ;
- Gestion et attribution des courriers en arrivée et départ, rédaction et mise en forme, contrôle du classement et suivi régulier des courriers prioritaires ;
- Gestion des mails reçus sur la boite générique et le portail client (interne et clients): affectation au service concerné, relance des services pour l'obtention des réponses, clôture des dossiers traités.
- Préparer des supports de présentation
- Préparer les salles de réunion et accueillir les participants
- Effectuer des mailings d'information clients
- Gérer les procédures d''archivage et les sorties de boites d'archives
- Organiser occasionnellement des visites fluviales
- Assurer l'affichage légal au sein de l'agence
- Effectuer la gestion de proximité du personnel de l'agence en cas d'absence de l'assistante de direction (suivi des congés, des arrêts maladie, des intérims, des astreintes, des ordres de mission, des arrivées des nouveaux arrivants

Vous assurerez la gestion des moyens généraux pour l'agence :

- Gestion des fournitures administratives et des abonnements
- Gestion du photocopieur de l'Agence
- Gestion de l'organisation des déplacements des collaborateurs de l'agence

Vous assurerez, en appui aux agents concernés des missions liées à la gestion portuaire :

- Tous les vendredis ainsi que durant les absences de plusieurs jours de la chargée de gestion des escales, vous participerez à la gestion des escales : gestion d'appels téléphoniques, éditions d'autorisations, envoi des plannings à l'astreinte et gestion éventuelle de réservations simples en période de forte fréquentation
- Traitement des demandes de fourniture et d'approvisionnement des cartes de commande d'eau aux escales
- Traitement des demandes d'accès de véhicules aux Ports équipés de contrôle d'entrée
- Organisation du planning de préparation et de suivi des installations saisonnières
- Préparation et suivi du process de mise en signature de conventions
- Rédaction de comptes-rendus de réunion

Afin d'assurer vos missions, vous connaitrez et utiliserez les principaux logiciels attachés à votre activité (Alizée, Gescales, Prysm, Intratone, Moneticard , Galexy...).