Secrétaire de Direction - Agence d'Architecture H/F

Archibat Service

ArchiBat RH, agence de recrutement spécialisée en Architecture, Design & Immobilier, recherche pour son client un Assistant de Direction (H/F) - Architecture.

Cette agence d'architecture solide et passionnée depuis 70 ans, a su se réinventer à chaque projet, et gagner de nombreux prix. Elle réunit aujourd'hui 10 personnes et est reconnue pour les programmes d'équipements publics et de logements.

Poste :

Administration / Secrétariat de direction :
- Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires
- Assistance auprès du directeur et des cadres supérieurs : gestion du courrier, de l'agenda, organisation des réunions, comités et déplacements professionnels
- Rédaction de courriers et emails
- Gestion des fournisseurs et suivi des stocks

Gestion financière et comptabilité :
- Élaboration du budget et des plans de financement
- Facturation mensuelle et relances clients
- Gestion des paiements, notes de frais
- Préparations comptables pour le cabinet comptable externe (compta, payes, TVA...)
- Gestion financière des chantiers
- Déclaration annuelle MAF

Ressources humaines :

- Administration du personnel, remise du pack d'accueil, formations, congés, médecine du travail, etc.
- Gestion des contrats prévoyance, mutuelle, notamment suivi des arrêts de travail (MTT, Maternité etc.)
- Veille juridique et conventionnelle pour assurer la conformité des pratiques de l'entreprise
- Support avec la comptabilité extérieure ((grilles de salaires, éléments variables de paie, etc.)
- Appui au processus de recrutement : diffusion des annonces, planification et préparation des entretiens

Relations clients / BET / prestataires :

- Suivi des montages financiers des projets en lien avec la direction (contrats, honoraires etc.)
- Maintien des relations avec les partenaires externes : bureaux d'études, consultants, entreprises partenaires et fournisseurs
- Suivi des contentieux, référés préventifs et sinistres en coordination avec les assureurs et avocats

Profil recherché :
Vous avez une expérience suffisante en agence d'architecture ou BET, qui vous permet d'être autonome sur ce poste.

Compétences requises :

- Organisation et rigueur : aptitude à gérer plusieurs missions et priorités simultanément.
- Communication : excellentes compétences orales et écrites, sens du relationnel avec les clients, partenaires et équipes internes.
- Connaissances administratives et comptables : maîtrise des outils de gestion administrative, financière et comptable.
- Gestion de projet : capacité à suivre l'avancement des projets et à respecter les délais.
- Sens du service : réactivité, fiabilité et capacité à instaurer une relation de confiance.
- Outils bureautiques : maîtrise de Word, Excel, PowerPoint, et idéalement InDesign et SAGE

Poste en présentiel à temps plein, basé à Anthony 92
Rémunération : à partir de 45 K€ brut/an
Disponibilité : poste à pourvoir dès que possible

Merci de postuler directement sur notre site