Secrétaire Petite Enfance Crèche H/F

Mairie

Au sein de la Direction de la Petite Enfance et de la Parentalité, et sous l'autorité du responsable de la structure, vous assurez la gestion administrative, l'accueil des familles et le suivi des dossiers au sein de la crèche Paul Vaillant Couturier. Véritable relais entre la direction, les équipes et les familles, vous contribuez activement au bon fonctionnement de la structure et à la qualité du service rendu aux usagers.
Vous êtes chargé(e) de la gestion complète des dossiers administratifs des enfants accueillis : saisie et mise à jour des informations, suivi des inscriptions, élaboration et vérification des contrats, factures, attestations et autres documents officiels. Vous veillez à la conformité réglementaire des pièces et au suivi comptable des paiements et impayés, tout en assurant la fiabilité des bases de données et des tableaux de bord. Vous garantissez également un accueil physique et téléphonique de qualité, en apportant écoute, orientation et information aux familles comme aux partenaires extérieurs. Votre sens du service public et de la communication vous permet de répondre avec professionnalisme aux besoins exprimés, tout en diffusant les informations utiles à la direction et aux équipes. Vous savez hiérarchiser les priorités et gérer les urgences avec discernement.
Par ailleurs, vous assurez la gestion documentaire : classement, archivage, préparation des dossiers pour les réunions, rédaction de comptes rendus et synthèses administratives. Vous participez à la planification des activités de la structure, à la coordination entre les équipes et les services municipaux, ainsi qu'à l'organisation logistique des réunions, absences ou événements internes. Vous prenez également part à la vie de la crèche en contribuant à la mise en oeuvre du projet éducatif et à l'organisation d'événements, illustrant ainsi votre implication dans la politique municipale en faveur de la Petite Enfance.

Titulaire d'un diplôme de niveau Bac minimum ou du grade d'adjoint administratif, vous maîtrisez les techniques de secrétariat : rédaction, dactylographie, mise en forme de documents administratifs, prise de notes, gestion des courriers et suivi de dossiers. Vous connaissez le vocabulaire professionnel et les procédures administratives propres au secteur de la Petite Enfance.
Une expérience confirmée en secrétariat au sein d'une crèche ou d'un établissement d'accueil de jeunes enfants constitue un atout majeur. Elle vous permettra de comprendre les besoins spécifiques du service, de faciliter la coordination avec les équipes pluridisciplinaires (direction, éducateurs, auxiliaires, agents de service) et d'assurer une relation de confiance avec les familles.
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook) et disposez d'une bonne connaissance des progiciels de gestion spécifiques tels que Corriolis, Polyfact ou CIRIL. Votre aisance avec l'outil informatique vous permet de garantir un suivi administratif précis, fiable et conforme aux exigences du service public.
Organisé(e), rigoureux(se) et doté(e) d'un sens du détail, vous savez structurer, hiérarchiser et prioriser vos tâches. Votre discrétion, votre sens du service public et votre aptitude à l'accueil, à l'écoute et à la communication sont essentiels. Vous appréciez le travail en équipe et savez collaborer avec des interlocuteurs variés. Autonome, adaptable et dynamique, vous contribuez à la bonne cohésion de la structure et à la qualité du service rendu aux familles.
En tant que secrétaire Petite Enfance, vous jouez un rôle central dans la coordination et la circulation de l'information entre les familles, la direction et les services municipaux. Grâce à votre professionnalisme, vous participez à la qualité du fonctionnement administratif de la crèche et au bien-être des familles accueillies.