Secretaire -Agent d'Accueil - Mairie de Artas H/F

Communes

Organigramme :
Maire
Directrice Générale des services
Agent d'accueil et secrétariat mairie - agence postale

- Représenter l'image de la collectivité auprès des usagers
- Accueillir, orienter et renseigner le public
- Exécuter des tâches administratives pour le bon fonctionnement du service, d'information, de communication, d'organisation, de classement et de suivi des dossiers

ACCUEIL MAIRIE :
- Accueillir, orienter et renseigner le public
- Tenue du standard téléphonique : réception et orientation des appels
- Recensement des jeunes et suivi des dossiers pour la journée de défense et citoyenneté
- Gestion des demandes d'autorisation de buvette
- Réception et enregistrement des demandes d'urbanisme
- Réception et suivi des locations de salles et de matériels
- Gestion des dossiers des associations

AGENCE POSTALE :
- Affranchissement de plis et vente de produits (timbres postes, enveloppes, prêt à poster)
- Réception et remise de plis et colis
- Service de proximité : contrat de réexpédition du courrier...
- Remise et encaissement d'espère, de chèques et de mandats
- Transmission au bureau central des opérations effectuées

SECRETARIAT :
- Rédaction de documents administratifs (courriers, convocations, arrêtés municipaux, comptes rendus...)
- Diffusion et affichage d'informations
- Ouverture des mails, réception et enregistrement du courrier " arrivé "
- Réalisation et mise en forme de tableaux de bureautique
- Classement et archivage des dossiers
- Commande de fournitures de bureau
- Suivi des dossiers des associations

ETAT CIVIL :
- Réceptionner des déclarations et établissement des actes d'état civil (naissances, décès, etc...)
- Etablir les dossiers de mariage et de PACS : les actes de publication en vue de leur affichage, livret de famille, inscription au registre...
- Tenue administrative des registres d'Etat Civil, délivrer sur demande des extraits de registres, rédiger des mentions et des courriers, contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés

AUTRES :
- Tenue du fichier électoral
- Traitement des dossiers d'urbanisme
- Recensement de la population
- Cimetière et columbarium
- Gestion des dossiers d'action sociale