Assistante Administrative - Conseil Régional de Guadeloupe H/F

Fonction publique Territoriale

L'assistant(e) administrative aura pour missions principales :
- Assurer le secrétariat du pôle
- Assurer des activités générales relatives au fonctionnement du pôle.
Il ou elle assure l'appui administratif, logistique et organisationnel du pôle. Elle joue un rôle central dans la bonne circulation de l'information, la gestion des priorités et la fluidité des activités transversales du pôle.

Principales attributions (activités et tâches)

* Gérer l'agenda du pôle: prises de rendez-vous, organisation des déplacements.
* Organiser les réunions de direction et préparer les supports afférents (ordre du jour, convocations, relevés de décisions).

* Traiter le courrier physique et Elise, les notes internes et les parapheurs (entrants et sortants), la boîte email générique du pôle (le cas échéant).
* Assurer la transmission fluide des informations entre le pôle et les autres services.

* Participer à l'organisation administrative du pôle (classement, archivage, tableaux de suivi, etc.).
* Suivre les circuits de validation (notes, délibérations, bons de commande, etc.).
* Être l'interface avec les services supports (RH, finances, logistique, moyens généraux, etc.) sur les aspects de gestion courante.

* Organiser les réunions, évènements internes, missions ou déplacements du personnel du pôle.
* Suivre les commandes de fournitures, badges, réservations de salles, etc.
* Tenir les calendriers, tableaux de bord logistiques et administratifs partagés (congés, plannings, etc.).

* Participer ponctuellement à la mise en forme de documents stratégiques.
* Tenir un rôle d'alerte sur les échéances clés et les priorités administratives.
* Accueillir les interlocuteurs extérieurs et assurer la coordination des rendez-vous du pôle.

Réseau relationnel
Hiérarchique

L'assistant(e) administrative du pôle rémunération est directement rattaché(e) à la responsable du pôle rémunération des stagiaires .