Secrétaire Administratif - Agent Comptable Service Économique - Cellule Hôtelière et Générale H/F Fédération Hospitalière de France

Détail du poste

Descriptif IDENTIFICATION DU POSTE :
Adjoint Administratif 1ème classe
Quotité de Travail : 100% (80% service éco 20 % accueil gestion patient)
PRESENTATION DES SERVICES :
Le service économique, composé de huit agents, est intégré au pôle ressources opérationnelles et durables, lui-même composé des services finances, accueil-gestion-patients, logistiques (cuisine, lingerie, transport) et développement durable.
Le responsable du service est appuyé par deux chargés de cellules. Le service économique se décline en trois cellules :
- Une cellule immobilière et investissements ;
- Une cellule médicale et RH ;
- Une cellule hotellière et générale.
Le service économique assure entre autres :
- Le traitement de l'ensemble des factures du centre hospitalier
- Les relations fournisseurs, trésorerie hospitalière, etc
- Les devis et commandes de produits
- Le suivi des différents marchés
LIAISONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES
- Liaison hiérarchique
Directeur du CH - Directrice adjointe en charge du pôle ressources opérationnelles et durables Responsable du service économique et responsable du service accueil gestion patients Chargé de la cellule hôtelière et générale
- Liaison fonctionnelle
Direction, services administratifs, pharmaciens, économat, finances,
HORAIRES DE TRAVAIL
Du lundi au vendredi
- Horaires : 7h30 de travail journalier (8h00 16h00 sur 4 jours, 8h30-16h30 ou 9h00-17h00 sur une journée)
MISSIONS / ACTIVITES PRINCIPALES
Services économiques / achats (80% - 4 jours par semaine)
Dans les domaines de compétences relevant de la cellule hôtelière et générale :
- Prestations intellectuelles : animation, EHPAD, psy
- Matériel hôtelier
- Linge, lingerie interne, prestation extérieure blanchisserie
- Achats matériels cuisine, gestion factures cuisine
- Gestion administrative du Magasin
- Services techniques (matériel et fourniture, entretien espaces verts,)
- Parc automobile : entretien, contrat location, carburant, péage,
- Abonnements (journaux, presse professionnelle,)
- Téléphonie fixe et portable
- Contrats informatiques
- Prestations hôtelières à destination des patients (kiosque, distributeur, TV)
Le suivi des achats :
- Appui le chargé de cellule dans la prise en charge des besoins exprimés par les services demandeurs
- Gestion des commandes : engagement, réception dans le respect du plan comptable et l'imputation analytique (par UF)
- Traitement des factures : extraction sur Chorus pro, rapprochement avec la commande, contrôle, liquidation, rejet, litige
- Mandatement : au fil de l'eau, selon les règles de priorités définies
- Appui le chargé de cellule dans les relations fournisseurs : gestion des relances, litiges, rejets, annulation
Suivi budgétaire et financier :
- Tableaux de bord et de suivi : énergie, téléphone, linge, déchets, carburant,
- Alerte en cas de surconsommation, de dérives
Activités diverses :
- Archivage
- Participation aux réunions de service
- Une polyvalence au sein du service pourra être demandée, la liste des missions peut être évolutive.
Service accueil gestion patients (20% - 1 jour par semaine)
Accueil et admissions patients au guichet :
- Accueillir les usagers et les familles
- Création et gestion des dossiers d'admissions des consultations externe et d'hospitalisation
- Compléter les dossiers par les différents débiteurs et assurer leur mise à jour
- Vérification des identités des patients dans le cadre de l'identitovigilance et application de l'INS.
- Régulariser les mouvements en lien avec les unités de soins de l'hôpital
- Editer les étiquettes d'identification des patients
- Préparer les dossiers de pré admissions pour les consultations externes et les hospitalisations
- Gestion des formalités administratives en cas de décès d'un patient (lien avec les pompes funèbres et le service d'état civil)
- Suivi des dossiers bloqués pour leur mise à jour (débiteur)