Assistant ou Assistante de Gestion Administrative H/F Cc Argonne-Meuse
Clermont-en-Argonne - 55 CDD- 🕑 12 mois
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. - 1 an
Les missions du poste
Sous l'autorité du président et de la directrice des services de la CCAM et en lien étroit avec le chef des services techniques en charge des compétences et le(s) vice-président(s), l'assistant(e) aura les missions suivantes :
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité.
- Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses compétences.
- Assister un ou plusieurs responsables de Pôle dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service
- Assister la direction
MISSIONS :
* Secrétariat des services de rattachement :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Renseignement et orientation du public
- Gestion et affichage d'information
- Suivi des courriers " arrivée et départ
- Suivi, classement et archivage des dossiers suivis
- Secrétariat des commissions des compétences suivies, compte-rendu
- Prise en charge des commandes
* Pôle ressources : instances - administration générale - commande publique :
- Référent(e) archives : Mise en place et suivi de l'archivage de la CODECOM
- Suivi du classement des dossiers du service
* Pôle technique : Service environnement - gestion des déchets - prévention, en lien avec le/la chargé(e) de mission :
- Courriers, classement, archivage, prise de rendez-vous
- Répondre aux réclamations et demandes diverses (téléphone, courrier, mail) et reporting pour améliorer le service
- Devis et commande de consommables et fournitures diverses (sac de tri, EPI...)
- Mise en forme du document unique
- Permanence sur site de Varennes pour assurer le service
- Remplissage du tableau bord SPANC
* Pôle technique : services technique gestion des bâtiments et équipements
- Suivi des dossiers de subventions relatifs aux opérations d'investissement (montage des dossiers, appels de fonds...)
- Suivi du parc automobile (Mise à jour tableau entretien + prises de RDV garages, CT)
- Suivi des consommations énergétiques des bâtiments (Mise à jour tableau des consommations)
- Suivi des contrats avec prestataires maintenance bâtiments (Contrôles règlementaires, chauffage, toits terrasse)
- Suivi des demandes de travaux (enregistrement des demandes de travaux, commande des consommables et édition de bons de travaux pour les agents du service technique)
- Réalisation des demandes de devis
- Gestion des clés
Activité accessoire :
- Remplacement de l'agent en charge de l'accueil physique et téléphonique en cas d'absence
LIEU DE TRAVAIL :
- Bureau au siège de la CCAM, 16 rue Thiers à Clermont en Argonne
- Permanence sur le site 28 rue Tabur à Varennes en Argonne
- Déplacements possibles sur les communes du territoire selon ordre de mission
Contrat de 1 an à 3 ans maximum
Posséder une formation en gestion des entreprises; administration; gestion comptabilité
L'adresse du poste
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Le profil recherché
Experience : 6 Mois - expérience en collectivité appréciée
Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Maîtrise des outils informatiques, Connaissances du cadre juridique des collectivités, Connaissances administratives des collectivités, Sens du service public, d'organisation
Permis : B - Véhicule léger exigé
Qualification : Employé qualifié
Secteur d'activité : Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Bienvenue chez Cc Argonne-Meuse
La Communauté de communes Argonne-Meuse (7000 habitants - 38 communes) est une structure intercommunale ayant pour rôle de développer différentes compétences telles que l'aménagement du territoire, l'économie, la cohésion sociale, la voirie, le scolaire, la gestion des déchets, la Gemapi ou encore le tourisme...
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