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Secretaire Accueil H/F les Jardins du Mont Blanc

Ville-la-Grand - 74

CDI

Résumé de l'offre

1 900 € / mois
Bac +2
Service public des collectivités territoriales
Exp. 1 à 7 ans

Détail du poste

1/ Définition générale
Le(la) chargé(e) d'accueil et d'administration participe à l'accueil physique et téléphonique au sein de la résidence.
Il/elle assure la transmission de l'information et la réalisation de travaux de secrétariat.
2/ Conditions générales d'activité
Localisation : Maison de retraite médicalisée
Relation internes : Tous les responsables de services, les salariés, les résidents
Relation extérieures : familles, prestataires, services siège
Formation et expérience : Bac requis, un an expérience minimum dans une fonction d'accueil et dans un des
domaines confiés - Maîtrise de l'informatique
3/ Les missions
Accueil et secrétariat
o Réaliser l'accueil physique et téléphonique au sein de la résidence.
o Préparer et afficher les éléments de la vie quotidienne (menu, météo).
o Réceptionner et trier le courrier de la résidence.
o Veiller au stock de papeterie et des fournitures de bureau.
o Veiller au bon fonctionnement et à la maintenance du matériel informatique.
o Veiller au stock de la communication groupe et faire valider les commandes.
Gestion administrative et commerciale :
o Dispatcher le courrier et les mails des résidents et de la résidence.
o Traiter les mails et les courriers en lien avec son champs de compétences ou à la demande des chefs
de service.
o Consulter et mettre à jour le portail (module commercial) pour prendre connaissance des orientations
prospect.
o Participer à la gestion et au traitement des orientations prospect.
o Envoyer ou remettre les plaquettes de commercialisation.
o Participer à la transmission des éléments comptables en lien avec la facturation.
4/ Champs de responsabilités
Positionnement dans l'organisation : Fait partie de l'équipe administrative
Rattachement hiérarchique : Directeur / Adjoint de directio

L'adresse du poste

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Le profil recherché

Experience : 2 An(s)

Compétences : BTS négociation et digitalisation de la relation client, BUT spécialité techniques de commercialisation parcours marketing et management du point de vente, Communication interpersonnelle, Logiciel de traitement de texte, Méthode de classement et d'archivage, Principes de la relation client, Règles et consignes de sécurité, Techniques de gestion du stress, Techniques de présentation professionnelle, Techniques de prise de notes, Utilisation de logiciels de tableur, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client, Assurer la confidentialité des informations, Assurer la gestion des plaintes et des réclamations, Assurer la liaison avec les services de maintenance, Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil, Faciliter la résolution de questions et démarches administratives, Fournir des informations générales sur l'entreprise, Garantir un suivi administratif, Gérer des situations de crise ou d'urgence, Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Gérer les stocks de fournitures de bureau, Maintenir une communication claire et professionnelle, Maintenir un environnement de travail propre et organisé, Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous, Rédiger des messages et des emails professionnels, Relayer de l'information, Surveiller les livraisons et les expéditions

Langues : Français souhaité

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.

Secretaire Accueil H/F

les Jardins du Mont Blanc

Ville-la-Grand - 74
CDI

Publiée le 13/05/2025 - Réf : 192FVHK

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